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How art institutions can manage their metadata

Virtual assistants need descriptive metadata to work correctly. But many art organizations are poorly positioned with it. To close this gap, a Canadian start-up has developed a tool for art organizations to manage their metadata, writes our author Gregory Saumier-Finch.


Discoverability is changing. We are using screens and virtual assistants, driven by AI, to plan our leisure time. In order to participate in this AI shift, events and artistic productions need descriptive metadata. Without the data, even the best algorithms will fail, and the “long tail” of the internet will disappear.

Most arts organizations are poorly placed to benefit from the surge in AI discoverability. While some large arts organizations have technical skills to generate descriptive metadata on their websites, our research shows that there are only a handful. However, for the roughly 2000 non-profit arts organizations in Canada, it is not economically viable for each organization to hire a web developer with the skills needed to publish descriptive metadata.

This leaves a majority of arts organizations both unaware (not realizing that their event data is missing) and vulnerable (being mis-represented by 3rd parties who do generate descriptive metadata.)

Current status quo of the AI boom has shifted control away from arts organizations and into the hands of 3rd parties who end up controlling the descriptive metadata that appears in search engines and virtual assistants. A quick Google search for “events near me” will show event metadata sourced from meetup sites (, event aggregators (,, restaurant aggregators (, tourism sites (, and ticketing platforms (, Notably there is almost a complete absence of authoritative metadata sourced from the art organizations that are actually producing or presenting the events.
The gap is widening between those companies that have descriptive metadata, such as the commercial film industry, and those that don’t. Cluttered webpages with semi-structured data are carefully and painstakingly curated on web sites by arts organizations. However, there is a trend of diminishing returns, as fewer and fewer people use the websites of arts organizations to learn “what’s happening near me”. We are at a turning point in on-line discoverability where structured and linked open data is becoming the prerequisite for the current generation of findable events. Linked Open Data provides value for both human and machine. If we can close the gap by converting arts organization websites into actionable linked open data, then arts organizations will be well positioned to benefit from the AI boom, and people will be able to ask their virtual assistant “What’s showing near me?” and get an authoritative answer.


Footlight is a tool developed by Culture Creates, a Canadian tech-startup specializing in the cultural sector, and designed for arts organizations (meaning all stakeholders ranging from individuals to supporting arts organizations) to manage their descriptive metadata.
Footlight has the following design goals:

  • A zero-setup tool designed for arts organizations with a one-hour learning curve.
  • Entity extraction from websites currently managed by arts organizations, but without having to change the website itself (technical changes to websites are often unrealistic due to lack of technical skills within the arts organization). “Entity extraction” refers to the process by which unstructured or semi-structured data is transformed into structured data.
  • Entity linking with external knowledge graph and Federated queries create a rich set of information presented to the user to help disambiguate extracted entities.
  • Email notification and issue tracking to manage daily changes to metadata (descriptions, dates, tickets, links to people, venues, performances and performance works, etc.).
  • A community input mechanism to further enrich and interlink metadata while maintaining authority and traceability when multiple “truths” emerge.
  • An inclusive system (multiple points of view) reflecting the diversity present in the arts sector.
  • A publishing tool to push linked open data to multiple platforms including the arts organization’s own website, external knowledge graphs and traditional databases.

Vision of Knowledge Graph is a Canadian performing arts knowledge graph started in 2019 with the help of the government of Canada, several arts organizations and Culture Creates.

It has multiple sources of data including existing structured data, manually entered data, as well as data aggregated by trusted third parties. was started in parallel with Footlight and, at the time of writing this article, is still in its infancy.

Footlight uses data from the knowledge graph extensively. The knowledge in is the key component that enables Footlight to do entity detection, entity extraction and name resolution. The more complete, the more cross referencing and error detection performed, the more accurately Footlight can do its work.

Data structured, linked and validated through Footlight is also fed back into

While the governance of is still to be decided, Culture Creates proposes putting this valuable mass of metadata into an innovative model of collective ownership involving arts organizations across Canada in the form of a platform cooperative.

Culture Creates seeks to shift the existing power of closed exclusive data access presently held by multinational tech companies to one that is open and accessible for the arts in Canada. And with access to valuable metadata, the arts will be able to generate and capitalize on new opportunities. It is a proposed digital vision designed to better position the Canadian arts sector to seize opportunities, innovate, develop, amplify and over time transform organizational models.

2018 Pilot Project

In the summer of 2018 the first cohort of Canadian arts organizations was launched with 8 members from several provinces. Footlight was able to extract 90% of the events from participating websites, and structure the descriptive event metadata using with all the mandatory and recommended properties documented by Google ( Footlight also added additional properties such as linking a subset of venues, people and organizations to artsdata,ca knowledge graph and

By the end of the first pilot project, Footlight was publishing linked open data to and to several of the participating arts organizations’ websites.

To publish data on arts organizations’ websites, the Footlight “code snippet” was used to inject JSON-LD into the appropriate event web page. In one case, the Footlight “code snippet” was added by the digital marketing manager using Google Tag Manager (without having to touch the website HTML). In another case, the “code snippet” was added to the HTML header by the organization’s website provider. The pilot ended with 100% of the events being published and updated daily on but only some participants installing the “code snippet” for publishing event data on their respective websites.


The benefits for the participating arts organizations can be divided into 2 areas: the first area is improved organic search engine optimization (SEO), and the second area is increased data circulation.

1. In the first area of benefits, there was an observed improvement in Google Search for those companies using the “code snippet” to publish structured data on their webpages. Search appearance of events in Google was enhanced with new Rich results, Event listings, and Event details (terminology of Google Search Console). Illustrations 1 and 2 below show the impact on Google search for Canadian Stage. Canadian Stage is an arts organization that participated in the pilot project and succeeded in placing the Footlight “code snippet” on their website. Footlight was able to publish event metadata that was picked up by Google to improve Google Search appearance and Google’s Knowledge Graph.

Illustration 1

Illustration 2

2. In the second area of benefits, a 3rd party data client (regional governmental agency) was successful in adding event listings from Footlight as a single source, without having to manually enter multiple events from multiple arts organizations’ websites. A weekly import of data ensured that the data remained up to date.

Lessons learned

Lesson 1

Arts organizations found it difficult to install the Footlight “code snippet”.
To address this, Culture Creates will explore ways to further simplify the “code snippet” installation. One hypothesis is that a “chat bot” could help. The “chat bot” would guide users through the steps of installing the code snippet by presenting different options (Google Tag Manager, CMS, contact their web provider) and then depending on the option selected, provide contextual assistance (i.e. compose emails to communicate with web provider), and finally complete the installation with a system test to confirm proper operation.

Lesson 2

Listing sites, such as the city of Laval in Quebec, would like Footlight to be integrated into their existing calendar system.
To address this, Culture Creates is working on a project of integration with a local calendar software called Caligram ( The API would enable users of the 3rd party calendar system to perform all of Footlights features from within the user interface of the 3rd party calendar system.


At Culture Creates, we understand that for any digital transformation to occur – in any sector – a critical mass of structured data is needed. We developed Footlight technology to structure and create linked open data for the arts. We have chosen a narrow focus on performance listings and descriptive event metadata.

Beyond the benefits of improved find-ability and efficiency, when a critical mass of Canadian arts organizations adopt linked open data, not only will the arts sector become the digital authority of its own metadata, it generates a valuable knowledge graph of usable and connected metadata.

If we are truly interested in shifting the existing power from multinational tech companies to a more fair and accessible digital environment for stakeholders in the arts in Canada, we must start with a focus on developing solutions and tools that are as easy to use and understand, that remove complexity, and are made available to all stakeholders in the arts. This is paramount in helping the sector retain agency over their individual and collective metadata.

Join a Culture Creates Pilot Project

Culture Creates continues to develop pilot projects with arts organizations, and is currently looking for new cohorts in Canada. If you are a Canadian arts organizations interested in taking part, please contact

Interested arts organizations will be asked to form a cohort that includes several members. Each cohort will have to provide and/or seek joint funding, which will be used for on-boarding and supporting the cohort, as well as cover the cost of Footlight.

The lack of descriptive metadata is an international concern. Currently, Culture Creates is focused on Canada because the Canadian government has developed policies and earmarked funding to support the digital transformation of its arts and culture sector. However, in the future, we envision expanding to the international community.

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Die Schweiz braucht eine konstruktive Datenpolitik

Die Vision ist seit längerem klar: Wir wollen eine kooperative, partizipative und offene Nutzung der Daten, die in Wirtschaft und Gesellschaft in immer grösseren Mengen anfallen. Ein florierendes Linked-Open-Data-Ökosystem ist eines der Ziele, ein anderes besteht im selbstbestimmten Austausch von Daten, welche die eigene Person betreffen bzw. an deren Generierung man selber mitgewirkt hat. Dazu braucht es eine Datenpolitik, welche der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit und dem Empowerment der Bürgerinnen und Bürgern die höchste Priorität einräumt.

Allerdings sind wir heute in der Schweiz noch ein gutes Stück davon entfernt. Wenn die Schweiz ihren Handlungsspielraum in Sachen Datenpolitik aktiv nutzen und sich die strategischen Entscheide nicht von Google, Facebook & Co diktieren lassen will, müssen sich Politik, Wirtschaft und Verwaltung sputen. Wir brauchen dringend eine kohärente, zukunftsorientierte Datenpolitik. Doch zuallererst müssen Daten zur Chef-Sache werden.

Daten sind die strategische Ressource des 21. Jahrhunderts und bestimmen unser wirtschaftliches, soziales und kulturelles Leben. Daten sind die Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen, administrative Prozesse und wissenschaftliche Erkenntnisse. Die Auswertung explosionsartig wachsender Datenberge – Big Data – erfolgt zunehmend automatisch mithilfe sogenannter künstlicher Intelligenzen und lernender Maschinen. Die zentrale Frage in der digitalisierten Gesellschaft besteht daher darin, wer die Daten sammelt, wer zu den Daten Zugang hat und wer deren Nutzung kontrolliert.

Datenbesitz verändert Machtverhältnisse

In den letzten 10 bis 15 Jahren sind globale Datenmonopole entstanden, welche über eine bis anhin unvorstellbare Informations- und Wissensmenge verfügen. Beinahe 2,5 Milliarden Menschen helfen ihnen dabei. Wir alle sind bei Google, Facebook & Co als Datatypisten angestellt und vergrössern mit jedem Klick deren immensen Datenschatz. Als User dürfen wir die wirklich praktischen Apps nutzen und bezahlen dafür mit unseren Daten. Deren Auswertung und Weiterverwendung entzieht sich allerdings unserer Kontrolle und wir partizipieren auch nicht an den riesigen Gewinnen der globalen Datenkraken. Nur langsam dämmert es uns, dass die Datenmacht dieser Konzerne nicht eine vorübergehende Erscheinung ist, sondern die Machtverhältnisse in unserer Gesellschaft vor grundsätzliche und langfristige Probleme stellt. Denn Daten sind die Grundlage für Wissen, und Wissen ist Macht.

Daten sind die Grundlage für Wissen, und Wissen ist Macht.

Die globalen Internetplattformen verfügen dank Mitarbeit von uns allen auch über einen immensen und rasch wachsenden Datenberg über die Schweiz und ihre EinwohnerInnen. Dieser stellt die Datenmenge der Verwaltung sowie der übrigen Organisationen des öffentlichen und des privaten Sektors bei weitem in den Schatten. Google, Facebook, Amazon & Co wissen dank dieser Daten-menge bereits heute wesentlich mehr über unser Konsumverhalten, unsere Mobilität oder unsere sozialen Beziehungen als unsere öffentlichen Institutionen und wir selber. Vorderhand wird dieses Wissen in erster Linie für personalisierte Werbung eingesetzt. Aber bereits beginnen die erwähnten Plattformen in neue Anwendungsgebiete wie Finanzen, Versicherungen, Gesundheit oder Bildung vorzudringen.

Es ist bloss eine Frage der Zeit, bis sie ihre Daten-Tentakel auch in die öffentliche Verwaltung und in die Politik ausstrecken werden.
Die Schweiz ist durch diese Entwicklung grundsätzlich herausgefordert. Die Daten, welche die öffentlichen Verwaltungen sowie die Unternehmen des öffentlichen und privaten Sektors erfassen und sammeln, sind zwar eine qualitativ hochstehende und äusserst wertvolle Ressource. Aber deren praktische Bedeutung nimmt sehr rasch ab. Was bedeuten die Geodaten des Bundes, wenn fast alle

Es ist bloss eine Frage der Zeit, bis sie ihre Daten-Tentakel auch in die öffentliche Verwaltung und in die Politik ausstrecken werden.

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Entsprechend gering ist das durch sie generierte Datenvolumen. Kommt hinzu, dass die Schweizer Unternehmen und Verwaltungen ihre mühsam gesammelten Daten-Krümel jeder für sich in abgeschlossenen Silos horten, diese nur selten für neue Erkenntnisse über ihre Kunden und die Entwicklung neuer Angebote nutzen und auf gar keinen Fall mit anderen Unternehmen oder Verwaltungen teilen wollen. Die betroffenen Personen haben in der Regel keinen Zugang zu den von ihnen generierten Daten, und die Schweizer

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Öffentlichkeit wartet seit Jahren vergeblich auf einen systematischen offenen Zugang zu allen personenunabhängigen Daten der Verwaltung, die mit Steuergeldern finanziert wurden. Wenig attraktive Applikationen, abgeschlossene Datensilos, keine Weiternutzung, keine Partizipation der Benutzer, wenig offene Daten und keine Kooperation der Datenverantwortlichen – so lässt sich die aktuelle, eher düstere Datenlage der Schweizer Unternehmen und Verwaltungen zusammenfassen. In der Tat ein leichtes Spiel für die globalen Plattformen, welche in allen diesen Punkten der Schweiz meilenweit voraus sind und ihren Vorsprung täglich ausbauen.

Was also tun? Auf diese Frage gibt es zahlreiche Antworten, aber ein Punkt steht vor allen anderen: die Daten und ihre Nutzung müssen zu einem prioritären strategischen Thema in Politik, Wirtschaft und Verwaltung werden. Daten sind weder ein technisches noch ein rechtliches Thema, das an IT-Fachleute oder Juristen delegiert werden kann. Daten sind Chefsache, auch in der Politik. Analog zur Energie-, Verkehrs- oder Gesundheitspolitik braucht es in Zukunft eine Datenpolitik. Mit der Verfügbarkeit und Nutzung der Daten steht nichts weniger als die Zukunft des Landes auf dem Spiel. Aufgabe der Datenpolitik ist es, die Grundversorgung der Schweiz und Ihrer EinwohnerInnen mit Daten und damit die digitale Selbstbestimmung auf allen Ebenen langfristig und nachhaltig zu gewährleisten. Der Datenmacht der globalen Internetkonzerne ist die kooperative, partizipative und offene Nutzung der Daten entgegenzusetzen, welche sich unter Kontrolle der Schweizer Unternehmen und Verwaltungen befinden.

Schweiz braucht überarbeitetes Datenschutzgesetz

Im Rahmen der Datenpolitik warten zahlreiche gesetzgeberische Aufgaben auf Parlament und Regierung. Bestehende Gesetze sind so anzupassen und zu ergänzen, dass die umfassende Bereitstellung und Nutzung unserer Daten auf einwandfreier rechtlicher Grundlage stattfinden kann. Dazu zählt die möglichst rasche Anpassung des Schweizer Datenschutzgesetzes an den de facto-Stand der europäischen Datenschutzgrundverordnung und insbesondere die Verankerung des Rechtes auf Datenübertragbarkeit in diesem Gesetz.

Auf Basis eines robusten Datenschutzes zählt zur Datenpolitik aber auch ein einheitlicher gesetzlicher Rahmen für die Publikation und Nutzung nicht personenbezogener Daten und Dienste der Bundesverwaltung im Sinne von Open Government Data. Die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass eine unverbindliche Strategie nicht ausreicht, um den Datenschatz der Verwaltung der Öffentlichkeit systematisch zugänglich zu machen. Daher hat die Eidgenössische Finanzkontrolle in ihrer Querschnittsprüfung zur Strategieumsetzung Open Government Data empfohlen, «einen wirksamen Rahmen für OGD zu schaffen». Ein entsprechender parlamentarischer Vorstoss wurde von der Parlamentarischen Gruppe Digitale Nachhaltigkeit Parldigi bereits 2015 formuliert, aber – aus Rücksicht auf die damaligen Bedenken von Bundesrat Alain Berset – nicht eingereicht. Angesichts der Dringlichkeit datenpolitischer Massnahmen ist die Frist für diese Bedenken abgelaufen. Die Schweiz benötigt so rasch wie möglich ein OGD-Gesetz, das analog zur DSGVO der europäischen Norm in diesem Bereich entspricht.

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Während der papierlose Staat in Dänemark und Estland längst Realität ist, liegt die Schweiz im internationalen Vergleich  nur auf Rang 28. Einzelne Kantone drängen vorwärts. So hat der Kanton Zug kürzlich eine elektronische Identität eingeführt – während der Bund bis Sommer 2018 die gesetzliche Grundlage schaffen muss. Dieses und andere Pilotprojekte wurden am eGovernment Symposium vorgestellt.

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