«Hans hatte sieben Jahre bei seinem Herrn gedient, da sprach er zu ihm ‹Herr, meine Zeit ist herum, nun wollte ich gerne wieder heim zu meiner Mutter, gebt mir meinen Lohn.’»
So beginnt das Märchen «Hans im Glück» der Gebrüder Grimm. Hans (wir nennen ihn mit Nachnamen HERMES), der seinem Herrn sieben Jahre gute Dienste geleistet hat, erhält dafür schliesslich so viel Gold, dass er davon ein feudales Leben aufbauen kann. Mit diesem grossartigen Budget und seinem Ziel – die Heimkehr zur Mutter – vor Augen, beginnt er die erste Phase seines Projekts: er wandert mit dem Gold in Richtung seiner Heimat. Motiviert und voller Ideen gestartet, wird sein Weg schon bald beschwerlicher: das Gold drückt auf seine Schulter, der Weg bis zum Ziel ist doch länger und schwerer als gedacht. Wie soll er es bloss schaffen, mit dieser Last in kurzer Zeit bis in seine Heimat zu kommen? Während er noch über dieses Problem grübelt, sieht er – ohne es zu wissen – bereits die Lösung herangaloppieren: ein Reiter auf seinem Pferd. Als dieser bemerkt, dass Hans einen grossen Klumpen Gold bei sich hat, schlägt er einen Tausch vor: das Pferd gegen das Gold. Hans HERMES merkt, dass er dadurch die grosse Last der ersten Etappe weggeben kann, und willigt ein.
Beschwingt startet er zur nächsten Projektphase, das Ziel weiterhin vor Augen, wenn auch mit vermindertem Budget. Er fühlt sich wieder motiviert, das Hindernis auf seinem Weg zum Ziel ist aus dem Weg geräumt, er hat ein Problem nachhaltig gelöst: die Last ist weg, den langen Weg wird er nun reitend viel schneller schaffen! Auf diese altbewährte Methode vertrauend, läuft es in der neuen Phase seines Projekts wirklich gut. Leider hat er nicht damit gerechnet, dass diese Art der Fortbewegung vielleicht auch zu schnell werden kann: er kann das Pferd kaum bändigen, das Projekt wird ihm zu sportlich und er möchte abspringen… Da kommt ihm der Bauer sehr gelegen, der eine Milchkuh mit sich führt. Hans HERMES bringt seinen Neid zum Ausdruck, wie nachhaltig doch solch eine schöne Milchkuh ist, die einem viele Jahre Milch gibt und schliesslich auch noch Fleisch bringt. Nach Abwägen der Vor- und Nachteile – der Bauer freut sich schon über diesen tollen Handel – tauscht Hans sein schickes Pferd gegen die alte Kuh. Sehr zum Erstaunen von Hans HERMES läuft der Bauer kopfschüttelnd weg. Hans spürt, wie er seinem Ziel durch diesen klugen Tausch näherkommt: egal, was auf dem Weg passiert, er hat sich abgesichert, hat eine Kuh dabei, deren Milch ihn tränken und sättigen kann. Er hat also auch die nächste Hürde gemeistert, auch wenn sich das Budget wieder geschmälert hat.
So geht es in seinem Projekt weiter: die Kuh – die übrigens zu alt zum Milchgeben war – wird gegen ein Schwein getauscht, dieses wiederum gegen eine Gans, die dann einem Wetzstein weichen muss. Und jedes Mal merkt Hans, dass er sich besser fühlt, eine Last weniger auf ihm lastet, er seinem Ziel näherkommt und glücklicher wird. Der Wetzstein – der ihm ein arbeitsames Leben bringen soll – wird kurz vor dem Ziel plötzlich immer schwerer: sollte das Projekt so kurz vor dem Abschluss scheitern? Hans HERMES legt eine Pause ein, denkt über seine Arbeit (task) und die Belastung (force) nach. Die letzten Meter seines Weges hat er nur im Schneckentempo zurückgelegt! Wie soll er in der noch verbleibenden Zeit das Ziel erreichen? Er setzt sich an einen Brunnen und probiert zu trinken. Dabei stösst er aus Versehen den Wetzstein in den Brunnen. Nun ist sein gesamtes Budget weg, aber wie durch ein Wunder sieht Hans nun das Ziel vor Augen: das Problem der Belastung ist aus dem Weg geräumt, er kann fröhlich und frei nach Hause laufen. «So glücklich wie ich, gibt es keinen Menschen unter der Sonne» ruft er, während Hans HERMES das Haus seiner Mutter erreicht.
Und die Moral von der Geschicht? Mit dem Denken von (Hans) HERMES erreicht man sein Ziel mit dem gegebenen Budget. Egal, wie unlogisch das Lösen mancher Probleme im Projekt scheint, Nachhaltigkeit erreicht HERMES manchmal auch durch die aussergewöhnlichen Wege. Wichtig ist nur, dass man an sich selbst, sein Projekt und seine Ziele glaubt!
Und wenn Sie trotzdem noch Unterstützung im Projektmanagement brauchen, können Sie sich gerne bei einem unserer HERMES5-Kurse anmelden oder uns um Rat fragen!
Das Departement Wirtschaft der Berner Fachhochschule bietet laufend HERMES-Kurse an. ist die Projektmanagementmethode für Informatik, Dienstleistung, Service und Geschäftsorganisationen und wurde von der Schweizerischen Bundesverwaltung entwickelt. Die Methode steht als offener Standard vom Verein eCH jedem zur Verfügung.
Wer an Grossprojekte denkt, dem fallen vor allem die gescheiterten ein. Dabei sind viel mehr dieser Projekte ohne Desaster realisiert worden. Welche Aspekte das Projektmanagement unbedingt beachten sollte und welche typischen Fehler leider immer wieder auftreten, darum ging es im eGov Fokus der Berner Fachhochschule BFH.
„Gescheiterte Grossprojekte wie den Berliner Hauptstadtflughafen, Stuttgart 21 oder die Elbphilharmonie gibt’s nicht nur in Deutschland“, sagte Klaus Grewe beim Eröffnungsvortrag am 11. November im vollbesetzten Berner Rathaus. Zuvor hatte Prof. Dr. Ines Heer von der BFH die Tagung eröffnet und das Wort an den Regierungsratsvizepräsident Christoph Neuhaus weitergegeben, der ein augenzwinkerndes Grusswort zur Historie des Projektmanagements hielt. Den Ball spielte Moderator Prof. Dr. Reinhard Riedl, wissenschaftlicher Leiter des Fachbereichs Wirtschaft der BFH, Mr. Olympia zu. Klaus Grewe kennt sich mit milliardenschweren Vorhaben aus – der gelernte Zimmermann baut sie in der ganzen Welt. „Nur sind Länder wie Grossbritannien oder die USA nicht so reich, um ein falsch geplantes Projekt für weitere Abermillionen zu Ende zu führen“, sagt er.
Eröffnungsredner Klaus Grewe
Grewe koordinierte die Bauvorhaben für die Olympischen Spiele 2012 in London und vollbrachte so etwas wie ein kleines Wunder, indem er das neun Milliarden Euro teure Gesamtprojekt rund eine Milliarde Euro günstiger und vier Monate früher als geplant fertigstellte. Grewe ist ein Experte, der in dicht gepackten Sätzen durch seine Erfahrungen saust und bescheiden festhält, warum ihm das gelang: „akribische Planung und Steuerung des Projektes, vorausschauendes Denken sowie einen jederzeit einsehbaren Stand der Realisierung und deren Finanzierung“. Bei ihm klingt das, als wäre es eben kein Kunststück, sondern „nur“ Fleiss und Disziplin. „Die Briten haben aus ihren schlechten Erfahrungen beim Bau des Wembley-Stadions gelernt.“
Risiken bei der Planung berücksichtigen
Aus seiner Sicht starten viele Grossprojekte schon falsch. Neben einer unfertigen Planung macht Grewe noch einen schwerwiegenden Fehler bereits am Beginn eines Vorhabens aus. „Der Preis ist oft geraten, damit er gesellschaftlich tragbar ist, das ist eher ein politischer denn ein planerischer Entscheid“, betont Grewe. Weitere Fehler seien zu hohe Ambitionen und eine fehlende Projektsteuerung. Heutige Projekte würden kaum noch auf der grünen Wiese geplant, daher sei es zwingend notwendig, dass die Umgebung samt Infrastruktur mit bedacht werden müsse. „Auf diese Weise können Risiken geplant und in einem Register aufgezeichnet werden und Teilschritte sollten priorisiert werden“, sagte Grewe. Zudem brauche es gerade in der Anfangsphase mehr Personal, sagte Grewe, der von seinem Team jeweils einen grossen Einsatz fordert. Am wichtigsten sind ihm Fleissarbeit, ein hohes Mass an Eigeninitiative, ein regelmässiger Jour fixe und eine wöchentliche Berichtsroutine. „Das macht natürlich nicht immer Spass, aber es zwingt zur Disziplin.“ Grewe gibt den Konferenzteilnehmenden das simpelste, aber zwingende Rezept mit auf den Weg: „Erst planen dann bauen.“
Post ist längst digital
Von einem Mammutprojekt berichtet die nächste Rednerin Claudia Pletscher. Sie leitet die Abteilung Entwicklung und Innovation bei der Schweizerischen Post und gestaltet den wohl grössten Wandel, den das 186-jährige Unternehmen seit seiner Gründung durchläuft. „Das Geschäft am Postschalter ist um 67% zurückgegangen, obwohl dank eCommerce mehr Pakete versendet werden. Darauf mussten wir reagieren, zumal in einem hochdynamischen Umfeld“, sagte Pletscher. Einerseits werden Poststellen geschlossen, andererseits transportiere die Post täglich immer noch 18 Millionen Sendungen. „Wir bringen die analoge und die digitale Welt zusammen und arbeiten längst hochgradig digital“, erklärte Pletscher. Die grösste Herausforderung sei heute einfach der hohe „Speed“. Besonders aus dem Silicon Valley kommen laut Pletscher „Angriffe“, wie die Erfindung des Beförderungsunternehmens Uber, Paketdrohnen des US-Grosshändlers Walmart und die Packstationen von Amazon, die das Geschäft der Post tangieren.
Claudia Pletscher
Einige dieser Innovationen hat das Unternehmen auf schweizerische Verhältnisse zugeschnitten und implementiert. Roboter liefern Pakete in Zürich aus, autonome Drohnen transportieren in Lugano Laborproben zwischen Spitälern, in Sion verkehrt ein autonomer Smart-Shuttle-Bus, bei der Postsortierung unterstützen Virtual-Reality-Brillen: Diese und weitere Projekte hat Pletschers Abteilung auf den Weg gebracht, immer mit der Absicht, zusammen mit den besten Startups des Fachs produktiv einsetzbare Lösungen aufzubauen. „Wir screenen pro Jahr etwa 350 Start-ups und sind danach mit rund 15 Pilotprojekten am Start, alleine würden wir das nie schaffen“, erläutert Pletscher. Dank den Joint-Ventures eröffneten sich für die Post völlig neue Use-Cases und die Technologie dafür sei parat, man müsse sie nur nutzen. Zudem veranstaltet die Post so genannte Boost Camps, bei denen Ideen mit den Methoden ‚Design Thinking‘, ,Lean Start-up‘ und ,Agile Working’ geprüft und weiterentwickelt werden. Zudem hat Pletscher das Label „Early“ entwickelt, mit welchem Produkte möglichst früh bei den Kundinnen und Kunden getestet werden.
Freihändige Vergabe verführt zu Fehlentscheiden
Projekte der Bundesverwaltung stehen ebenfalls im Rampenlicht und werden besonders kritisch beobachtet. „Die teuersten Projekte sind meist diejenigen in der IT, und leider gab es davon in letzter Zeit auch missglückte“, sagte Michel Huissoud. Der Direktor der Eidgenössischen Finanzkontrolle EFK sprach über seine Erfahrungen mit „Erfolgreichen sinnlosen IKT-Projekten“. Obwohl das Projektmanagement in der Bundesverwaltung schon besser geworden sei und weniger Fehler als früher passierten, gebe es so typische Beispiele wie den Fall, als das Verteidigungsdepartement VBS und das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT zwei umfangreiche, aber vergleichbare CMS-Projekte unkoordiniert beim selben Lieferanten in Auftrag gaben. „Wir müssen bei solchen Projekten die Finanzierung unter die Lupe nehmen“, sagte Huissoud, dessen Behörde dem Bund empfehlen kann, schiefe IT-Vorhaben zu stoppen. Gelangten dann die Informationen an die Öffentlichkeit, würden die gescheiterten Projekte diskutiert. „In der Privatwirtschaft erfährt man hingegen kaum von Flops, obwohl dort natürlich auch Projekte schiefgehen.“ Zudem gebe es in der Privatwirtschaft kein öffentliches Beschaffungswesen.
Die Praxis der freihändigen Vergabe führte in der Vergangenheit immer wieder zu viel öffentlicher Kritik, und Huissoud erinnerte an das Insieme-Fiasko. Damit solche Fälle verhindert werden, sieht der Finanzkontrolleur Nachholbedarf in der Bundesverwaltung bei der Prozess- und Anwendungsarchitektur sowie bei Datenmodellen. Zudem fordert Huissoud „dezidierte und sachorientierte Diskussionen und Entscheide mit den Vertretern der betroffenen föderalistischen Ebenen“. Denn zu oft wirke sich Föderalismus erschwerend auf IT-Projekte aus.
Mehr Aufwand für die Dokumentation
„HERMES 5 ist keine Theorie, sondern eine lebendige Methode“, sagte Hélène Mourgue d’Algue, die Hauptautorin der HERMES 5-Methode und seit nunmehr zwei Jahren Leiterin Projekte und Kunden Informatik beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA. Sie berichtete in ihrer Präsentation vom „Spagat zwischen Vorgaben und Agilität“, den sie bei ihrer Arbeit machen muss. Erschwerend sei heute für viele Akteure der zunehmende administrative Aufwand für Dokumentation und Nachweise. Dem will sie mit neuen Lösungen im Projektmanagement entgegenwirken.
Falsche Schätzungen
Der Titularprofessor der Universität St. Gallen, Peter Rohner hat untersucht, warum sie nicht gelingen. „Das Lernen aus gescheiterten Projekten fällt schwer, weil kaum jemand ein Buch darüber schreibt“, sagte er. Aus seiner Sicht missglücken Projekte vor allem wegen Irrtümern und Täuschungen. „Wir überschätzen uns, aber das Projekt unterschätzen wir und das Initialbudget schätzen wir falsch ein“. Zudem hat Rohner herausgefunden, dass schlecht gestartete Projekte im Verlauf nicht besser werden.
Prof. Dr. Peter Rohner
Die Verantwortung für missglückte Vorhaben verortet er zumeist bei der Führung: „zwei Drittel des Elends liegen oben“, bemerkte Rohner pointiert und warnte vor Geltungsdrang bei Projektleitenden. Er empfiehlt die KEY-Methode, bei der die Erfolgsfaktoren systematisch geprüft werden. Damit liessen sich unter anderem Probleme früh erkennen. Weiter rät Rohner zu einem wirkungsvoll funktionierenden Projektausschuss, dessen Mitglieder spezifisch trainiert würden.
Projektmanagement im Ehrenamt
Eine ganz andere Art von Grossprojekt stellte Thomas Gross (HYCON GmbH) vor: er organisierte zusammen mit einer Co-Organisatorin das Bundeslager Contura 08 der Pfadibewegung Schweiz. Das Budget betrug 10 Millionen Franken und ehrenamtlich erbrachte Leistungen von über 15 Millionen Franken. Das Projektmanagement im ehrenamtlichen Umfeld brachte für Gross eine Reihe von überraschenden Herausforderungen mit sich. „Ich identifizierte mich mit dem Projekt, hatte eine klare Motivation und nahm dies auch für mein Team an“, sagte Gross. Doch so klar war dies dann nicht. Eine der Lehren, die Gross gezogen hat, ist denn auch die Identifikation mit dem Projekt, die bei Freiwilligenarbeit einen besonderen Stellenwert haben müsse. „Es braucht noch stärker als im beruflichen Kontext eine ausgeprägte Feedbackkultur, Teambuilding und immer wieder Motivation“, fasste er seine Erfolgsfaktoren zusammen. Deshalb würden an die Führung eines ehrenamtlichen Teams spezielle Anforderungen gestellt. So sollte sie aus Gross› Sicht den Menschen immer wieder den Sinn vermitteln und sie „berühren“. Dies müsse eigentlich genauso auch in Profitorganisationen gelten, schloss Gross.
Die Tagung beendete Prof. Dr. Andreas Spichiger, Leiter des E-Government-Instituts der BFH. Der nächste eGov Fokus mit dem Arbeitstitel „Die Schweiz im Europäischen E-Government – Projekte und Perspektiven“ findet am 1. Juni 2018 im Berner Generationenhaus statt.
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