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Von E-Voting bis Behördenbot – Tagungsbericht vom Swiss E-Government Forum

Wie die Verwaltung  digital wird, haben ReferentInnen am Swiss E-Government Forum in Bern gezeigt. So hilft in St. Gallen etwa ein Chatbot beim Umzug. Mehr solcher E-Services und auch E-Voting wünscht sich die Schweiz, zeigt die Nationale E-Government-Studie, die E-Government-Schweiz-Geschäftsleiter Cedric Roy vorstellte. 

«Der Beamte ist ein Roboter» lautet der Titel des Referats, mit dem Labinot Demaj (im Titelbild) das Swiss E-Government Forum eröffnet. Er ist Mitbegründer der Beyerley AG Zürich und Associate Fellow Smart Government Lab an der Hochschule St. Gallen und hat im Auftrag der Stadtverwaltung St. Gallen einen digitalen Verwaltungsassistenten, den Chatbot «Gallus» entwickelt. «Gallus» hilft bei verschiedenen Behördengängen, wie etwa einem Umzug hilft. Der Verwaltungsassistent kann zudem verschiedene Probleme lösen auch Formulare ausfüllen. Für das Betreibungsregister haben beyerley und Abraxas den Bot entsprechend angepasst.

Wenn der Beamte ein Bot ist

Aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger wandele sich die klassische Schalteransicht zum Smart Government. „Je smarter der Service wird, umso weniger sichtbar wird die Verwaltung für die Bevölkerung noch sein“, erläutert Demaj. Die Schalterbeamten von früher würden nach und nach durch Bots abgelöst.

Der Bot greift bei seinen Antworten nicht nur auf Backend-Daten zu sondern auf alle Daten, die im Netz und in der Umgebung verfügbar sind. Auch Echtzeitdaten werden genutzt. Technisch gesehen braucht der Assistent eine Infrastruktur (App o.ä.), Module, eine Plattform und Schnittstellen zu wichtigen Programmen. „Aber bis der Bot ein Beamter wird, ist es noch ein langer Weg“, sagt Demaj. Die Herausforderungen liegen vor allem bei den Protokollen – also an der Stelle, wo sich entscheidet, ob ein Mensch oder ein Bot die Aufgabe lösen sollte. Der Bot muss eines Tages erkennen, wann er ein Problem an den Menschen delegiert muss. Zudem brauche es Verbesserungen bei den Backend-Daten, mehr Sign-in-Möglichkeiten und Schnittstellen sowie bessere Kommunikationsfähigkeiten der Bots, so dass dieser auch auf ein „Tschüss“ adäquat reagieren kann und nicht antwortet „Ich habe Sie nicht verstanden.“

Zürich plant bürgerzentrierte Verwaltung

Die nächste Referentin Dr. Kathrin Arioli, Staatsschreiberin der Staatskanzlei des des Kantons Zürich stellt die digitale Verwaltung von Zürich vor. Zu ihren strategischen Zielen zählen:

  • Vereinfachung und Ausbau der digitalen Leistungen
  • Verbesserungen der Rahmenbvedingungen
  • Nutzung von Behördendaten
  • Förderungen der digitalen Informationen
  • Etablierung des Kulturwandels
  • und die Einrichtung des digitalen Arbeitsplatzes für die Mitarbeitenden.

Die Teilprojekte für die Realisierung setzen Arioli und ihr Team mit einem Impulsprogramm entsprechend den strategischen Zielen um. Einzelne Projekte haben Innovationscharakter andere bieten „quick wins“.

Besondere Bedeutung habe der Kulturwandel, betont Arioli: „Wir müssen weg vom Silodenken.“ Das Projekt ZHweb2019 ist hierfür ein Schlüsselprojekt, bei dem Mitarbeitende aus allen Abteilungen mitwirken. Es entsteht die neue Webpräsenz, die sich über die Themen präsentiert und sich besonders eng an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger orientiert. Die Staatskanzlei ist vernetzt mit Partnerorganisationen in Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Bundesverwaltung, Zürcher Gemeinden u.a..

SchweizerInnen wollen E-Voting für alle

Cedric Roy, Leiter E-Government Schweiz. Foto: Daniel Rihs / 13 Photo

Cédric Roy, Leiter der Geschäftsstelle E-Government Schweiz stellt die Nationale E-Government-Studie 2019 vor. Herausgeberinnen sind E-Government Schweiz und das Staatssekretariat für Wirtschaft Seco. Eingeflossen sind qualitative Interviews mit 19 Privatpersonen und eine repräsentative Erhebung bei Unternehmen und Verwaltungen.

Diese haben ergeben, dass der Behördenkontakt heute zwar überwiegend persönlich ist, der Kontakt über digitale Wege aber zunimmt. Die Hauptgründe dafür sind Zeitersparnis und Flexibilität. Am meisten genutzt wird demnach die elektronische Steuererklärung, es werden aber deutlich mehr digitale Behördenleistungen gewünscht. Auffallend ist jedoch, so Roy, dass im Tessin E-Services deutlich weniger genutzt werden als in der Deutschschweiz. Die Ergebnisse geben keinen Aufschluss über dne Grund. Roy vermuttet, dass gesetzliche Grundlagen und finanzielle Ressourcen fehlten.

Auch zu einem politisch sehr heissen Eisen wurden Bevölkerung, Unternehmen und Verwaltung befragt: E-Voting. Die Mehrheit der Bevölkerung möchte demnach elektronisch abstimmen.  Fast 70%  der Befragten wollen E-Voting in der Schweiz und etwa die Häfte der Befragten würde dann sogar öfter wählen, wenn es elektronisch ginge. Nur 8% möchten E-Voting verbieten.

Zwei Drittel der Befragten nutzen jeden digitalen Behördendienst oder zumindest die Hälfte davon. 90 % haben die Dienste erfolgreich genutzt, trotzdem finden 23 % die Nutzung schwierig.

Bei den Unternehmen zeigt sich ein etwas anderes Bild, sagt Roy. 73 % der Unternehmen nutzen alle oder die Hälfte der digitalen Dienste und das zum grössten Teil ohne Probleme. Oft nutzen Unternehmen Telefon und Email, um mit den Behörden in Kontakt zu treten. Allerdings sind die digitalen Dienstleistungen für Unternehmen eher unbekannt wie etwa easygov.

Die befragten Verwaltungen können bislang nur wenige digitale Dienste anbieten, 86% der Angestellten wissen jedoch, dass das Angebot ausgebaut werden muss. Als Grund für das noch kleine Angebot sehen die Befragten bei den fehlenden finanziellen und personellen Ressourcen sowie teilweise fehlenden rechtlichen Grundlagen.

In seinem Fazit empfiehlt Roy unter anderem „digital first“ entsprechend dem „digital by default“-Prinzip der Tallinn-Deklaration.

In Österreich startet Digitales Amt

Dr. Gerhard Popp, Bundesministerium für Digitalisierung, Österreich. Foto: Daniel Rihs / 13 Photo

Wie sich das E-Government in Österreich entwickelt hat, schildert Dr. Gerhard Popp, Bundes-Chief Digital Officer des Bundesministeriums für Digitalisierung der Republik Österreich. Seit Januar 2018 gibt es ein eigenes Ministerium für die Digitalisierung.

„Wir müssen nicht E-Government machen sondern mobile Government“, betont Popp. Der Grund: immer weniger Leute haben einen PC daheim, aber fast alle haben ein Smartphone. Das ist für Popp einer der zentralen Punkte und seine Maxime heisst „mobile first“. Neu geschaffen wurde die Plattform oesterreich.gv.at für die Verwaltungen von Bund, Ländern und Gemeinden. Bürgerinnen und Bürger finden auf ihr konkrete digitale Amtswege zu Geburt, Umzug, Reisepass, Wahlkarte und andere. Besonders daran sei: „die Dienstleistungen werden im gleichen Medium erbracht“ und nicht am Schluss doch auf Papier zugeschickt. Zudem sehen weitere Services angegliedert wie FinanzOnline und ein Steuerrechner. Die Plattform geht am 15. März online.

Weiter arbeitet Österreich am «Digitalen Amt» der Verwirklichung des Only-Once-Prinzips und der Konsolidierung der IT-Infrastruktur. Dazu gehören auch der Ausbau von „shared services“ beim Bund.

Digitale Verwaltung braucht Durchhaltevermögen

„Stehen die Bürgerinnen und Bürger wirklich im Zentrum der Politik?“ – mit dieser Frage beschäftigt sich Anja Wyden Guelpa, Direktorin des civicLab. „Die digitale Verwaltung entwickelt sich schon weiter, aber es braucht sehr viel Energie, Geduld und Durchhaltevermögen“, resümiert sie. Leider seien die Verwaltungen zu vorsichtig und wollten nicht scheitern. Deshalb kämen einige digitale Projekte nicht voran. Letztlich braucht es einen Kulturwandel. Aus ihrer Sicht sollten diese Punkte umgesetzt werden, um die digitale Verwaltung zu beschleunigen:

  • In der Politik müsse der Mensch im Zentrum stehen. Klingt banal, aber so Wyden Guelpa: Nur wer ein Regierungsprogramm so schreibt, dass es auch Lernende verstehen, habe seine Aufgabe richtig gemacht.
  • Es braucht mehr Versuchslabore, in denen PolitikerInnen mit BürgerInnen, HackerInnen und Forschenden diskutierten und Ideen entwickeln – «eine Community aufbauen». Dies sei in der Privatwirtschaft gang und gäbe.
  • PolitikerInnen sollten talentierte Mitarbeitende engagieren, fördern und ihnen Verantwortung übertragen. Dies vermittle den eigentlichen Sinn für politisches Handeln.
  • Um eine mutige und innovative Kultur zu fördern, sollten die Führungspersönlichkeiten ihren Mitarbeitenden einen Safe Space geben, in dem sie Risiken eingehen dürften und wüssten, dass die Führung hinter ihnen stehe.

Das Swiss E-Government Forum ist Teil der Infosocietydays, zu denen auch das Swiss E-Health Forum gehört, das am 7. und 8. März stattfindet.

Wir haben am 5. März im Liveblog vom ersten Tag des Swiss E-Government Forums berichtet, diesen finden Sie hier unten.

Alle Refereate finden Sie hier.

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Exekutive verjüngen – aber wie rekrutieren?

Rund 100 Personen aus der Gemeindepolitik und -verwaltung diskutierten am 1. November an der Berner Fachhochschule (BFH) in Bern über «Exekutive und Verwaltung der Zukunft». Zum Austausch eingeladen hat der Verein ♯ FJG Förderung junge Personen in der Gemeindepolitik.

Präsident Matthias Zurflüh wies in seiner Begrüssung darauf hin, dass man an diesem Anlass den Dialog fördern wolle und deshalb nach den Inputreferaten sechs Workshops zu verschiedenen Themen organisiert habe. Anschliessend richtete die Berner Regierungsrätin Evi Allemann (SP) das Wort an die Anwesenden. Die kantonale Justizdirektorin zeigte sich besorgt, dass es immer schwieriger wird, Leute zu finden, die sich kommunal engagieren. Deshalb sei sie froh, dass man der Frage nachgehe, wie man Junge dafür rekrutieren könne. Als nächstes sprach Herbert Binggeli, Rektor der BFH, von seiner bereichernden Erfahrung als Gemeinderat in Rapperswil BE und erzählte, dass er sein Amt wegen der Belastung abgegeben habe. Er wies darauf hin, dass die Familie ein wichtiger Motivationsfaktor für politisches Interesse sei. Er wisse aber, dass es schwierig sein könne, seine Kinder dafür zu begeistern.

Studie von der HTW Chur

Spannende Erkenntnisse verkündete Dario Wellinger, Co-Projektleiter Studie PROMO 35 der HTW Chur. Die Ergebnisse der Studie wurden erstmals an diesem Anlass der Öffentlichkeit präsentiert. Das Forschungsprojekt konzentrierte sich auf die Jungen bis 35 Jahre. Man hat festgestellt, dass 35 % aller Gemeinden in der Deutschschweiz Mühe haben mit der Besetzung der Gemeindeexekutive. Und wenn es darum geht, Junge zu mobilisieren, haben gar 70 % davon Mühe, an diese heranzukommen. Aktuell ist nur jedes 18. Exekutivmitglied unter 35 Jahre alt – 20 % der Jungen könnten sich allerdings vorstellen, ein politisches Mandat auf Stufe Gemeinde zu übernehmen. Die Studie zeigt weiter, dass man die Leute rekrutieren muss und dass die Parteizugehörigkeit dabei auf kommunaler Ebene keine entscheidende Rolle spielt. Interessant: Der Kandidaturprozess sowie das Wahlprozeder kennen 83 % der Jungen nicht. Die Studie hat auch die Gründe für oder gegen ein politisches Mandat erforscht. Aus den Resultaten und Analysen sind 18 Stossrichtungen mit 84 Massnahmen entstanden, mit dem Ziel, bis Ende Januar 2019 ein Online-Tool für Gemeinden zu entwickeln.

«Man kann es nie allen recht machen»

In ihrem Referat «Faszination Politik» erzählte FDP-Nationalrätin Christa Markwalder aus ihren Anfängen als junge Politikerin. Ihr Interesse sei im Teenie-Alter geweckt worden, als sie für eine Petition erfolgreich Unterschriften sammelte. Sie führte diverse Gründe auf, was das politische Interesse wecken könne. So etwa die Bereitschaft Verantwortung im öffentlichen Leben zu übernehmen, die persönliche Herkunft oder Schlüsselerlebnisse. Eines ihrer Schlüsselerlebnisse hatte sie als 16-Jährige im europäischen Jugendlager zu Ehren des Jubiläums 750 Jahre Schweiz. Man habe sich eine Woche lang mit anderen Jugendlichen unterhalten, wie man Europa in Zukunft gestalten wolle. Das vorhandene Potenzial habe sie sehr motiviert. Sie wies aber auch auf die Frustrationstoleranz hin, die man sich aneignen müsse. «Man kann es in der Politik nie allen recht machen, sonst macht man keine gute Politik», meinte sie dazu. Hingegen könne man nirgends so viel lernen, wie in der Politik.

Spagat zwischen Kaderfunktion und Gemeindepräsidium

Daniel Hodel (SVP), Gemeindepräsident von Konolfingen, war 29 Jahre alt, als er vor fünf Jahren sein Amt antrat. Er weiss, dass das Alter nicht relevant ist. Akzeptanz erhalte man, wenn man sicher in den Dossiers sei. Durch sein Amt habe er sich in kurzer Zeit ein enorm breites Wissen aneignen können. Zudem habe er bereits im jungen Alter zahlreiche Beschäftigte auf strategischer Ebene führen können und Grossprojekte in Millionenhöhe durchgeführt und mitgestaltet. Das könne man in der Privatwirtschaft als junge Person in der Regel nicht. In der Politik lerne man Kompromisse einzugehen, Mehrheiten zu bilden, auf Leute zuzugehen und sie zu führen. Daraus entstehe ein grosses Netzwerk mit interessanten und wichtigen Leuten. Als Nachteil empfindet er die Belastung, bzw. die Opferung der Freizeit. Er habe mit dem Gemeindepräsidium ein Halb-Amt und sei parallel in einer Kaderfunktion in der Privatwirtschaft tätig. Das sei ein Spagat und es brauche ein starkes familiäres Umfeld.

Fazit der Workshops

Nach den spannenden Referaten teilten sich die Anwesenden in sechs Gruppen auf und diskutieren in verschiedenen Workshops Problemstellungen und Lösungsansätze.

Workshop: Finanzierung und Entschädigung der Gemeindemandate

Leitung: Dario Wellinger, HTW Chur

Motivation ist nicht von den Finanzen abhängig, zeigt sich. Viele der Teilnehmer haben erst nach der Amtsübernahme erfahren, wie hoch ihre Entschädigung ist. Es wird aber festgestellt, dass die Finanzen immer öfter ein Thema werden, je länger man im Amt ist. Sie sind auch Teil der Wertschätzung. Ein Entschädigungsmodell muss transparent sein. Es handelt sich um ein sensibles, aber wichtiges Thema. Abschliessend wird festgehalten, dass ein Milizamt nicht gratis oder ehrenamtlich sein muss.

Workshop: Motivation von Jugendlichen

Leitung: Martin Wild, BFH Soziale Arbeit

Der Workshopleiter zeigt sich beeindruckt davon, dass jeder Teilnehmende eine eigene Geschichte hat, wie er für sein Amt motiviert wurde. Jemand wurde vom Gemeindepräsidenten angefragt, jemand hat Lehre auf der Gemeinde absolviert und jemand begann sich zu engagieren, nachdem ihm die Gemeinde im Alter von 13 Jahren einen Brief geschickt hatte, in dem sie alle Jugendlichen bat, sich im Jugendparlament zu engagieren. Es liegt folglich an der Exekutive, die Jungen auf ihre Möglichkeiten hinzuweisen.

Workshop: Vereinbarkeit von Beruf und Politik

Leitung: Reinhard Riedl, BFH Wirtschaft

Hier wurde festgestellt, dass das Zeitmanagement das grosse Problem ist. Da die Jungen am Karriere-Anfang stehen, sind die Faktoren Zeit und Flexibilität für ein politisches Amt schwierig. Zudem steht oftmals auch die Familie im Fokus. Die Lösungsansätze: die Involvierten sollten sich absprechen, es braucht eine gute Planung, man sollte gegenüber dem Arbeitgeber frecher auftreten und erklären, dass die Schweiz vom Milizsystem lebt und es sollte in die politische Bildung investiert werden, um der Bevölkerung die Bedeutung des Milizsystems aufzuzeigen. Alles in allem muss die Wirtschaft in die Pflicht genommen und ihr die Mehrwerte aufgezeigt werden.

Workshop: Bedeutung der Parteizugehörigkeit

Leitung: Nina Gasche, BFH Wirtschaft

Der Workshop ergab, dass es für Junge eine Hemmschwelle sein könnte, wenn sie sich zuerst zu einer Partei bekennen müssen. Deshalb sollte ein Gefäss geschaffen werden, wie man parteilos kandidieren und mitwirken kann. Dazu sollte die Verwaltung Wege aufzeigen, wie man beispielswies auf eine freie Liste kommt oder vor der ersten Sitzung an Unterlagen kommt. Wer Ambitionen für ein Mandat in der Kantonspolitik hat, für den ist die Parteizugehörigkeit wichtig.

Workshop: Kompetenzen in Public Management

Thomas Gees, BFH Wirtschaft

Kernpunkt dieses Dialogs war, dass man als neuer Gemeinderat verloren ist, wenn man sein Amt antritt. Dies wurde von den jungen Workshopteilnehmern so empfunden, die Älteren sahen es anders. Sicherlich wäre es gut, wenn junge, bzw. neue Gemeinderäte mehr Aufklärung erhalten würden. Beispielsweise wie man eine Sitzung durchführt oder vor der Gemeindeversammlung spricht. Eine mögliche Idee wäre, ein Göttisystem einzuführen.

Workshop: Zusammenarbeit Verwaltung und Exekutive

Leitung: Mark Bucher, BFH Wirtschaft

In der Diskussion zeigte sich, dass die Zusammenarbeit bei der einen Hälfte der Teilnehmenden gut läuft und bei der anderen nur mittemässig bis nicht optimal. Für Politiker ist es beim Einstieg schwierig, auf die richtige Flughöhe zu kommen, um sich in der Verwaltung durchzusetzen. Die Verwaltung darf sich nicht als graue Eminenz aufspielen und die Fäden ziehen, was scheinbar oft gemacht wird. Gegenseitiges Vertrauen ist massgeblich. Es mangelt oft auch an der gemeinsamen Sprache. Hier wäre der Lösungsansatz relativ einfach: Man sollte sich möglichst einfach ausdrücken.

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«Wir brauchen eine sichere europäische eID»

Das E-Government in Deutschland kommt nicht voran. Die Nutzung von digitalen Behördenleistungen ist im vergangenen Jahr sogar gesunken. Im Interview erläutert E-Government-Expertin Lena-Sophie Müller die Gründe und was sich ändern muss.

Sie sind Politikwissenschaftlerin und leiten Initiative D21, das bedeutendste gemeinnützige Netzwerk für die digitale Gesellschaft in Deutschland. Was ist aus Ihrer Sicht der grösste eGov-Erfolg in Deutschland?

Wenn man sich rein die Nutzungszahlen ansieht, dann lautet die Antwort wohl ELSTER. Die Plattform zur Abwicklung der elektronischen Steuererklärung wird von den deutschen Bürgerinnen und Bürgern laut der aktuellen Studie eGovernment Monitor, die wir zusammen mit Kantar TNS jährlich herausgeben, am häufigsten genutzt. Dies ist aber nur ein einzelnes Projekt, das keine Breitenwirkung auslösen konnte. Bei E-Government-Diensten in Deutschland bestehen zahlreiche Nutzungsbarrieren, weswegen diese nicht häufig genutzt werden. Aus meiner Sicht stellen die E-Government-Gesetze des Bundes und der Länder deswegen die grösseren E-Government-Erfolge dar. Diese verpflichten die deutschen Verwaltungen dazu, elektronische Kommunikationskanäle zu eröffnen und ausserdem die Schriftform durch digitale Verfahren abzulösen. Auch das Onlinezugangsgesetz, das Bund und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen online über Portale anzubieten, liefert einen wichtigen gesetzlichen Rahmen. Mit diesen Gesetzten wurden rechtliche Hürden abgeschafft, um die elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern sowie den Behörden zu vereinfachen.

Mit dem E-Government Monitor erhalten Sie seit einigen Jahren zuverlässige Daten über die Nutzung digitaler Verwaltungsangebote im deutschsprachigen Raum. Wie hat sich die eGov-Landschaft in den letzten 10 Jahren verändert?

Betrachtet man die Nutzungszahlen der letzten fünf Jahre zeigt sich eine Stagnation und keine Verbesserungen. In Deutschland sank die Nutzung von E-Government-Diensten im letzten Jahr sogar und verharrt auf niedrigem Niveau. Der letzte Bundestagswahlkampf hat aber gezeigt, dass die Politik den dringenden Handlungsbedarf erkannt hat: E-Government ist jetzt auf der Chefebene angekommen und das Kanzleramt hat Zuständigkeiten übernommen. Was sich verändern muss, ist, dass nicht immer nur einzelne IT-Projekte umgesetzt werden, sondern E-Government eine wirkliche Erleichterung bringt für Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltungen selbst.

Welches Thema wird denn in Ihrem Land am meisten diskutiert?

Was konkrete Projekte angeht sind wir gespannt auf den Portalverbund. Über dieses Serviceportal sollen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen mit wenigen Klicks finden und gleich online Anträge stellen können. Der Prototyp geht diesen Herbst online. Damit steht den Bürgerinnen und Bürgern ein Einstiegsportal zu Verwaltungsleistungen verschiedener Behörden zur Verfügung. Das Portal soll nicht nur die Auffindbarkeit von Verwaltungsdiensten erleichtern. Gleichzeitig ist beim Portalverbund ein integriertes Bürgerkonto geplant, bei dem wichtige Daten gespeichert und nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen. Dies könnte dann in der Tat ein Mehrwert und eine Erleichterung für die Bürgerinnen und Bürger sein, wenn dieses auch nutzerfreundlich umgesetzt wird.

Wie haben Sie den Digital Summit in Tallinn wahrgenommen?

Leider war der Digital Summit kaum ein Thema, wenn man sich nicht in den Fachkreisen oder der Wissenschaft bewegt. Bei E-Government haben EU-Massnahmenpläne leider aus meiner Sicht noch einen zu geringen Stellenwert in der Aufmerksamkeit in Deutschland.

Das klingt etwas ernüchtert. Was kann die Tallinn Deklaration konkret in Europa bewirken?

Das wird die Zeit zeigen. Die Tallinn Declaration ist nur eine Bekundung der EU-Länder, hat aber keine Bindung. Es bleibt abzuwarten, ob und wie die Punkte aus der Erklärung mit bindenden gesetzlichen Bestimmungen umgesetzt werden. Wünschenswert wären besonders einheitliche Regelungen bei der Informationssicherheit und beim Datenschutz. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung DSGVO brachte Datenschutzbestimmungen europaweit bereits auf ein hohes einheitliches Niveau. Dies sollte auch in anderen Bereichen fortgesetzt werden, wie beispielsweise bei einheitlichen sicheren eID-Lösungen, um diese auch grenzüberschreitend in Europa einsetzen zu können.


Zur Person:

Lena-Sophie Müller ist eine der Referentinnen unserer Tagung eGovFokus am 1. Juni im Generationenhaus Bern. Sie wird einen Überblick geben über E-Government aus der BürgerInnen-Perspektive in der Schweiz und Deutschland und nach den Impulsen fragen, die von der Tallinn Deklaration ausgehen können. Lena-Sophie Müller ist seit 2014 Geschäftsführerin des gemeinnützigen Vereins Initiative D21 e.V.  Zuvor arbeitete die Politikwissenschaftlerin seit 2008 am Fraunhofer-Institut FOKUS in Berlin und hat dort zahlreiche Verwaltungsmodernisierungs- und E-Government-Projekte mit der Industrie und der öffentlichen Verwaltung auf EU-, Bundes-, Landes- und Kommunalebene geleitet.


eGov-Fokus

«Die Schweiz im Europäischen E-Government – Projekte und Perspektiven»
Datum: Freitag, 1. Juni 2018
Zeit: 9:00-17:00 Uhr anschliessend Apéro
Ort: Berner GenerationenHaus, Bahnhofplatz 2, 3011 Bern

Referentinnen:

Prof. Dr. Reinhard Riedl, Lena-Sophie Müller, Prof. Dr. Maria Wimmer, Bas Groenveld, Cedric Roy, Marlies Pfister

Weitere Informationen und Anmeldung

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Mindestens 10 einfache, aber zwingende Rezepte für erfolgreiches Projektmanagement

Wer an Grossprojekte denkt, dem fallen vor allem die gescheiterten ein. Dabei sind viel mehr dieser Projekte ohne Desaster realisiert worden. Welche Aspekte das Projektmanagement unbedingt beachten sollte und welche typischen Fehler leider immer wieder auftreten, darum ging es im eGov Fokus der Berner Fachhochschule BFH.

„Gescheiterte Grossprojekte wie den Berliner Hauptstadtflughafen, Stuttgart 21 oder die Elbphilharmonie gibt’s nicht nur in Deutschland“, sagte Klaus Grewe beim Eröffnungsvortrag am 11. November im vollbesetzten Berner Rathaus. Zuvor hatte Prof. Dr. Ines Heer von der BFH die Tagung eröffnet und das Wort an den Regierungsratsvizepräsident Christoph Neuhaus weitergegeben, der ein augenzwinkerndes Grusswort zur Historie des Projektmanagements hielt. Den Ball spielte Moderator Prof. Dr. Reinhard Riedl, wissenschaftlicher Leiter des Fachbereichs Wirtschaft der BFH, Mr. Olympia zu. Klaus Grewe kennt sich mit milliardenschweren Vorhaben aus – der gelernte Zimmermann baut sie in der ganzen Welt. „Nur sind Länder wie Grossbritannien oder die USA nicht so reich, um ein falsch geplantes Projekt für weitere Abermillionen zu Ende zu führen“, sagt er.

Eröffnungsredner Klaus Grewe

Grewe koordinierte die Bauvorhaben für die Olympischen Spiele 2012 in London und vollbrachte so etwas wie ein kleines Wunder, indem er das neun Milliarden Euro teure Gesamtprojekt rund eine Milliarde Euro günstiger und vier Monate früher als geplant fertigstellte. Grewe ist ein Experte, der in dicht gepackten Sätzen durch seine Erfahrungen saust und bescheiden festhält, warum ihm das gelang: „akribische Planung und Steuerung des Projektes, vorausschauendes Denken sowie einen jederzeit einsehbaren Stand der Realisierung und deren Finanzierung“. Bei ihm klingt das, als wäre es eben kein Kunststück, sondern nurFleiss und Disziplin. „Die Briten haben aus ihren schlechten Erfahrungen beim Bau des Wembley-Stadions gelernt.“

Risiken bei der Planung berücksichtigen

Aus seiner Sicht starten viele Grossprojekte schon falsch. Neben einer unfertigen Planung macht Grewe noch einen schwerwiegenden Fehler bereits am Beginn eines Vorhabens aus. „Der Preis ist oft geraten, damit er gesellschaftlich tragbar ist, das ist eher ein politischer denn ein planerischer Entscheid“, betont Grewe. Weitere Fehler seien zu hohe Ambitionen und eine fehlende Projektsteuerung. Heutige Projekte würden kaum noch auf der grünen Wiese geplant, daher sei es zwingend notwendig, dass die Umgebung samt Infrastruktur mit bedacht werden müsse. „Auf diese Weise können Risiken geplant und in einem Register aufgezeichnet werden und Teilschritte sollten priorisiert werden“, sagte Grewe. Zudem brauche es gerade in der Anfangsphase mehr Personal, sagte Grewe, der von seinem Team jeweils einen grossen Einsatz fordert. Am wichtigsten sind ihm Fleissarbeit, ein hohes Mass an Eigeninitiative, ein regelmässiger Jour fixe und eine wöchentliche Berichtsroutine. „Das macht natürlich nicht immer Spass, aber es zwingt zur Disziplin.“ Grewe gibt den Konferenzteilnehmenden das simpelste, aber zwingende Rezept mit auf den Weg: „Erst planen dann bauen.“

Post ist längst digital

Von einem Mammutprojekt berichtet die nächste Rednerin Claudia Pletscher. Sie leitet die Abteilung Entwicklung und Innovation bei der Schweizerischen Post und gestaltet den wohl grössten Wandel, den das 186-jährige Unternehmen seit seiner Gründung durchläuft. „Das Geschäft am Postschalter ist um 67% zurückgegangen, obwohl dank eCommerce mehr Pakete versendet werden. Darauf mussten wir reagieren, zumal in einem hochdynamischen Umfeld“, sagte Pletscher. Einerseits werden Poststellen geschlossen, andererseits transportiere die Post täglich immer noch 18 Millionen Sendungen. „Wir bringen die analoge und die digitale Welt zusammen und arbeiten längst hochgradig digital“, erklärte Pletscher. Die grösste Herausforderung sei heute einfach der hohe „Speed“. Besonders aus dem Silicon Valley kommen laut Pletscher „Angriffe“, wie die Erfindung des Beförderungsunternehmens Uber, Paketdrohnen des US-Grosshändlers Walmart und die Packstationen von Amazon, die das Geschäft der Post tangieren.

Claudia Pletscher

Einige dieser Innovationen hat das Unternehmen auf schweizerische Verhältnisse zugeschnitten und implementiert. Roboter liefern Pakete in Zürich aus, autonome Drohnen transportieren in Lugano Laborproben zwischen Spitälern, in Sion verkehrt ein autonomer Smart-Shuttle-Bus, bei der Postsortierung unterstützen Virtual-Reality-Brillen: Diese und weitere Projekte hat Pletschers Abteilung auf den Weg gebracht, immer mit der Absicht, zusammen mit den besten Startups des Fachs produktiv einsetzbare Lösungen aufzubauen. „Wir screenen pro Jahr etwa 350 Start-ups und sind danach mit rund 15 Pilotprojekten am Start, alleine würden wir das nie schaffen“, erläutert Pletscher. Dank den Joint-Ventures eröffneten sich für die Post völlig neue Use-Cases und die Technologie dafür sei parat, man müsse sie nur nutzen. Zudem veranstaltet die Post so genannte Boost Camps, bei denen Ideen mit den Methoden ‚Design Thinking‘, ,Lean Start-up‘ und ,Agile Working geprüft und weiterentwickelt werden. Zudem hat Pletscher das Label „Early“ entwickelt, mit welchem Produkte möglichst früh bei den Kundinnen und Kunden getestet werden.

Freihändige Vergabe verführt zu Fehlentscheiden

Projekte der Bundesverwaltung stehen ebenfalls im Rampenlicht und werden besonders kritisch beobachtet. „Die teuersten Projekte sind meist diejenigen in der IT, und leider gab es davon in letzter Zeit auch missglückte“, sagte Michel Huissoud. Der Direktor der Eidgenössischen Finanzkontrolle EFK sprach über seine Erfahrungen mit „Erfolgreichen sinnlosen IKT-Projekten“. Obwohl das Projektmanagement in der Bundesverwaltung schon besser geworden sei und weniger Fehler als früher passierten, gebe es so typische Beispiele wie den Fall, als das Verteidigungsdepartement VBS und das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT zwei umfangreiche, aber vergleichbare CMS-Projekte unkoordiniert beim selben Lieferanten in Auftrag gaben. „Wir müssen bei solchen Projekten die Finanzierung unter die Lupe nehmen“, sagte Huissoud, dessen Behörde dem Bund empfehlen kann, schiefe IT-Vorhaben zu stoppen. Gelangten dann die Informationen an die Öffentlichkeit, würden die gescheiterten Projekte diskutiert. „In der Privatwirtschaft erfährt man hingegen kaum von Flops, obwohl dort natürlich auch Projekte schiefgehen.“ Zudem gebe es in der Privatwirtschaft kein öffentliches Beschaffungswesen.

Die Praxis der freihändigen Vergabe führte in der Vergangenheit immer wieder zu viel öffentlicher Kritik, und Huissoud erinnerte an das Insieme-Fiasko. Damit solche Fälle verhindert werden, sieht der Finanzkontrolleur Nachholbedarf in der Bundesverwaltung bei der Prozess- und Anwendungsarchitektur sowie bei Datenmodellen. Zudem fordert Huissoud „dezidierte und sachorientierte Diskussionen und Entscheide mit den Vertretern der betroffenen föderalistischen Ebenen“. Denn zu oft wirke sich Föderalismus erschwerend auf IT-Projekte aus.

Mehr Aufwand für die Dokumentation

„HERMES 5 ist keine Theorie, sondern eine lebendige Methode“, sagte Hélène Mourgue d’Algue, die Hauptautorin der HERMES 5-Methode und seit nunmehr zwei Jahren Leiterin Projekte und Kunden Informatik beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA. Sie berichtete in ihrer Präsentation vom „Spagat zwischen Vorgaben und Agilität“, den sie bei ihrer Arbeit machen muss. Erschwerend sei heute für viele Akteure der zunehmende administrative Aufwand für Dokumentation und Nachweise. Dem will sie mit neuen Lösungen im Projektmanagement entgegenwirken.

Falsche Schätzungen

Der Titularprofessor der Universität St. Gallen, Peter Rohner hat untersucht, warum sie nicht gelingen. „Das Lernen aus gescheiterten Projekten fällt schwer, weil kaum jemand ein Buch darüber schreibt“, sagte er. Aus seiner Sicht missglücken Projekte vor allem wegen Irrtümern und Täuschungen. „Wir überschätzen uns, aber das Projekt unterschätzen wir und das Initialbudget schätzen wir falsch ein“. Zudem hat Rohner herausgefunden, dass schlecht gestartete Projekte im Verlauf nicht besser werden.

Prof. Dr. Peter Rohner

Die Verantwortung für missglückte Vorhaben verortet er zumeist bei der Führung: „zwei Drittel des Elends liegen oben“, bemerkte Rohner pointiert und warnte vor Geltungsdrang bei Projektleitenden. Er empfiehlt die KEY-Methode, bei der die Erfolgsfaktoren systematisch geprüft werden. Damit liessen sich unter anderem Probleme früh erkennen. Weiter rät Rohner zu einem wirkungsvoll funktionierenden Projektausschuss, dessen Mitglieder spezifisch trainiert würden. 

Projektmanagement im Ehrenamt

Eine ganz andere Art von Grossprojekt stellte Thomas Gross (HYCON GmbH) vor: er organisierte zusammen mit einer Co-Organisatorin das Bundeslager Contura 08 der Pfadibewegung Schweiz. Das Budget betrug 10 Millionen Franken und ehrenamtlich erbrachte Leistungen von über 15 Millionen Franken. Das Projektmanagement im ehrenamtlichen Umfeld brachte für Gross eine Reihe von überraschenden Herausforderungen mit sich. „Ich identifizierte mich mit dem Projekt, hatte eine klare Motivation und nahm dies auch für mein Team an“, sagte Gross. Doch so klar war dies dann nicht. Eine der Lehren, die Gross gezogen hat, ist denn auch die Identifikation mit dem Projekt, die bei Freiwilligenarbeit einen besonderen Stellenwert haben müsse. „Es braucht noch stärker als im beruflichen Kontext eine ausgeprägte Feedbackkultur, Teambuilding und immer wieder Motivation“, fasste er seine Erfolgsfaktoren zusammen. Deshalb würden an die Führung eines ehrenamtlichen Teams spezielle Anforderungen gestellt. So sollte sie aus Gross› Sicht den Menschen immer wieder den Sinn vermitteln und sie „berühren“. Dies müsse eigentlich genauso auch in Profitorganisationen gelten, schloss Gross.

Die Tagung beendete Prof. Dr. Andreas Spichiger, Leiter des E-Government-Instituts der BFH. Der nächste eGov Fokus mit dem Arbeitstitel „Die Schweiz im Europäischen E-Government – Projekte und Perspektiven“ findet am 1. Juni 2018 im Berner Generationenhaus statt.

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Wie Onlinelösungen die Bürokratie erleichtern

Während der papierlose Staat in Dänemark und Estland längst Realität ist, liegt die Schweiz im internationalen Vergleich  nur auf Rang 28. Einzelne Kantone drängen vorwärts. So hat der Kanton Zug kürzlich eine elektronische Identität eingeführt – während der Bund bis Sommer 2018 die gesetzliche Grundlage schaffen muss. Dieses und andere Pilotprojekte wurden am eGovernment Symposium vorgestellt.

«Es ist viel in Bewegung in Bundesbern und in der Schweiz», sagte Peter Fischer, Präsident des eGovernment Symposiums in seiner Eröffnungsrede im Berner Hotel Bellevue Palace. Als Beispiele nannte er, die Online-Deklaration der Mehrwertsteuer, das Portal für Open Government und den erst kürzlich lancierten Onlineschalter easygov des Staatssekretariats für Wirtschaft SECO, bei dem Unternehmen Behördengänge papierlos erledigen können. Die elektronische Identität werde vorangetrieben. Dennoch gebe es ein grosses Bedürfnis nach Mehr.

Luzerner Finanzdirektor Marcel Schwerzmann

Nicht schnell genug voran geht es Marcel Schwerzmann, Regierungsrat des Kantons Luzern. «Der Föderalismus hemmt die digitale Entwicklung bei der Umsetzung von eGovernment-Lösungen», sagte er. Der Luzerner Finanzdirektor sprach sich neben der elektronischen Identität auch für die elektronische Version der AHV aus. «Das muss kommen, dort müssen wir unseren Schwerpunkt ansetzen», betonte er. Auch den Umzug möchte Schwerzmann digitalisieren. Aber er machte auch klar: «wir machen keine App-Entwicklung, sondern wir fördern Projekte, sind Manager für Service, Partnerschaften und Marketing».

Grundstücke per Formel schätzen

Im Kanton Obwalden werden Grundstücke von der Steuerverwaltung nur noch elektronisch mithilfe von Formeln geschätzt. Finanzdirektorin Maya Büchi stellte diese Praxis vor, die seit Anfang Jahr per Gesetz in Kraft getreten ist. Dabei werden Steuerwert und Eigenmietwert nach bestimmten Eckdaten festgelegt. Die Eigentümerinnen und Eigentümer erhalten einen persönlichen Zugangscode und haben so die Möglichkeit, über das Bewertungsportal wichtige Dinge zu ergänzen oder zu korrigieren. «Das Portal wird überwiegend als benutzerfreundlich, sinnvoll und innovativ bewertet», sagte Büchi. Seit der Lancierung vor rund einem Jahr wurden bereits rund 85 % der eingereichten Bewertungen online eingereicht. Für Büchi ein Erfolg. Ursprünglich sei dieses egov-Projekt aus Kostengründen lanciert worden. Der Aufwand der Vor-Ort-Schätzung in keinem Verhältnis stand. Zwar habe die technische Umsetzung am Anfang Schwierigkeiten bereitet, doch: «Wir würden es wieder tun», schloss Büchi.

Waren per App verzollen

Auch die Eidgenössische Zollverwaltung digitalisiert ihr «Kerngeschäft»: statt einer schriftlichen Anmeldung können Grenzgänger ihre Waren via App anmelden. Die App ist ein erster Teil eines der grössten Projekte des Bundes Dazit, mit dem der Bund für rund 400 Mio. Franken die IT der Zollverwaltung und den Grenzschutz erneuert.  Mit Dazit werden dereinst die gesamten Zollformalitäten digitalisiert oder wie es Zolldirektor Christian Bock ausdrückte: «ein Elefant zum Tanzen gebracht». Ein Elefant, der pro Jahr mehr als 36 Mio. Zollanmeldungen bearbeitet. Das Gesamtprojekt soll 2026 abgeschlossen sein.

Kanton Zug mit Vorreiterrolle

Bereits seit vergangenem Mai können die Bürgerinnen und Bürger des Kantons Zug ihre eigene elektronische ID nutzen. Der Kanton realisierte das 2012 gestartete Projekt «Zuglogin» quasi im Alleingang und noch vor einer Lösung auf Bundesebene. «Unsere Identifikation umfasst neben einem sicheren Login, der digitalen Unterschrift auch die digitale Zustellung anstatt per Briefpost», sagte Projektleiter Rudolf  Gisler. Dies ist in Dänemark bereits Standard. Mit Zuglogin können Behördengänge online erledigt werden sowie Eingaben und Gesuche mit einer elektronischen Unterschrift übermittelt werden.  Die Verwaltung ihrerseits kann Entscheide und Verfügungen ebenfalls via «ZUGLOGIN» online übermitteln. Ab kommendem Jahr soll erstmals die Steuererklärung komplett papierlos eingereicht werden können.

Blockchain und IoT nutzen

Wo Nachbarland Österreich in Sachen eGovernment steht, zeigte Reinhard Posch, Leiter Digitales Österreich und CIO der Bundesregierung von Österreich: «Wir waren überaus erfolgreich, aber wir dürfen uns nicht ausrufen», sagte er. Vor allem in den Bereichen Cybersecurity sowie mobile Techniken und Internet of Things (IoT) müsse mehr getan werden.

Posch konzentrierte sich in seinem Vortrag darauf, dass sorgfältig mit Daten im Bereich des eGovernment gearbeitet werden muss. «Es braucht höchste Genauigkeit und eine hinreichend gut ausgestattete Verwaltung», sagte er und stellte den Data-Only-Once-Ansatz vor. Dieser ist Teil der Tallinn-Deklaration, die 32 Länder der EU und EFTA im vergangenen Monat unterzeichnet haben. «Bürger sollten ihre Daten nur einmal an die Verwaltung weitergeben», sagte Posch.

«Papierlos war gestern», sagte Posch, er denke schon weiter und verwies auf Blockchain-Technologie. Als Baustelle für die Zukunft benannte er den internationalen Austausch von Daten innerhalb Europas. «Wir haben in der EU und in der Schweiz unterschiedliche Rechtssysteme, Kulturen und Verwaltungshistorie.» Die digitale Vorzeigenation habe eine junge Verwaltung und tue sich daher leichter mit der Digitalisierung.

 

 

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