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Die Schweiz im Europäischen E-Government

Seit der Unterzeichnung der Tallinn Deklaration macht Europa vorwärts mit Prinzipien wie «digital by default» und «once only». Welchen Impact hat das für die Schweiz? Unsere Tagung eGov Fokus am 1. Juni widmete sich dem Thema «Die Schweiz im Europäischen E-Government» im Berner Generationenhaus. Spannende Aspekte und Beispiele schilderten unsere Referentinnen und Referenten: Prof. Dr. Reinhard Riedl (Leiter BFH-Zentrum Digital Society), Lena-Sophie Müller (Geschäftsführerin Initiative D21), Prof. Dr. Maria Wimmer (Universität Koblenz), Bas Groenwald (Berater des niederländischen Innenministeriums), Cedric Roy (Leiter der Geschäftsstelle eGovernment Schweiz) und  Informatikerin und Coach Marlies Pfister. Den Liveblog zum Anlass gibt es hier zum Nachlesen.

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Mindestens 10 einfache, aber zwingende Rezepte für erfolgreiches Projektmanagement

Wer an Grossprojekte denkt, dem fallen vor allem die gescheiterten ein. Dabei sind viel mehr dieser Projekte ohne Desaster realisiert worden. Welche Aspekte das Projektmanagement unbedingt beachten sollte und welche typischen Fehler leider immer wieder auftreten, darum ging es im eGov Fokus der Berner Fachhochschule BFH.

„Gescheiterte Grossprojekte wie den Berliner Hauptstadtflughafen, Stuttgart 21 oder die Elbphilharmonie gibt’s nicht nur in Deutschland“, sagte Klaus Grewe beim Eröffnungsvortrag am 11. November im vollbesetzten Berner Rathaus. Zuvor hatte Prof. Dr. Ines Heer von der BFH die Tagung eröffnet und das Wort an den Regierungsratsvizepräsident Christoph Neuhaus weitergegeben, der ein augenzwinkerndes Grusswort zur Historie des Projektmanagements hielt. Den Ball spielte Moderator Prof. Dr. Reinhard Riedl, wissenschaftlicher Leiter des Fachbereichs Wirtschaft der BFH, Mr. Olympia zu. Klaus Grewe kennt sich mit milliardenschweren Vorhaben aus – der gelernte Zimmermann baut sie in der ganzen Welt. „Nur sind Länder wie Grossbritannien oder die USA nicht so reich, um ein falsch geplantes Projekt für weitere Abermillionen zu Ende zu führen“, sagt er.

Eröffnungsredner Klaus Grewe

Grewe koordinierte die Bauvorhaben für die Olympischen Spiele 2012 in London und vollbrachte so etwas wie ein kleines Wunder, indem er das neun Milliarden Euro teure Gesamtprojekt rund eine Milliarde Euro günstiger und vier Monate früher als geplant fertigstellte. Grewe ist ein Experte, der in dicht gepackten Sätzen durch seine Erfahrungen saust und bescheiden festhält, warum ihm das gelang: „akribische Planung und Steuerung des Projektes, vorausschauendes Denken sowie einen jederzeit einsehbaren Stand der Realisierung und deren Finanzierung“. Bei ihm klingt das, als wäre es eben kein Kunststück, sondern nurFleiss und Disziplin. „Die Briten haben aus ihren schlechten Erfahrungen beim Bau des Wembley-Stadions gelernt.“

Risiken bei der Planung berücksichtigen

Aus seiner Sicht starten viele Grossprojekte schon falsch. Neben einer unfertigen Planung macht Grewe noch einen schwerwiegenden Fehler bereits am Beginn eines Vorhabens aus. „Der Preis ist oft geraten, damit er gesellschaftlich tragbar ist, das ist eher ein politischer denn ein planerischer Entscheid“, betont Grewe. Weitere Fehler seien zu hohe Ambitionen und eine fehlende Projektsteuerung. Heutige Projekte würden kaum noch auf der grünen Wiese geplant, daher sei es zwingend notwendig, dass die Umgebung samt Infrastruktur mit bedacht werden müsse. „Auf diese Weise können Risiken geplant und in einem Register aufgezeichnet werden und Teilschritte sollten priorisiert werden“, sagte Grewe. Zudem brauche es gerade in der Anfangsphase mehr Personal, sagte Grewe, der von seinem Team jeweils einen grossen Einsatz fordert. Am wichtigsten sind ihm Fleissarbeit, ein hohes Mass an Eigeninitiative, ein regelmässiger Jour fixe und eine wöchentliche Berichtsroutine. „Das macht natürlich nicht immer Spass, aber es zwingt zur Disziplin.“ Grewe gibt den Konferenzteilnehmenden das simpelste, aber zwingende Rezept mit auf den Weg: „Erst planen dann bauen.“

Post ist längst digital

Von einem Mammutprojekt berichtet die nächste Rednerin Claudia Pletscher. Sie leitet die Abteilung Entwicklung und Innovation bei der Schweizerischen Post und gestaltet den wohl grössten Wandel, den das 186-jährige Unternehmen seit seiner Gründung durchläuft. „Das Geschäft am Postschalter ist um 67% zurückgegangen, obwohl dank eCommerce mehr Pakete versendet werden. Darauf mussten wir reagieren, zumal in einem hochdynamischen Umfeld“, sagte Pletscher. Einerseits werden Poststellen geschlossen, andererseits transportiere die Post täglich immer noch 18 Millionen Sendungen. „Wir bringen die analoge und die digitale Welt zusammen und arbeiten längst hochgradig digital“, erklärte Pletscher. Die grösste Herausforderung sei heute einfach der hohe „Speed“. Besonders aus dem Silicon Valley kommen laut Pletscher „Angriffe“, wie die Erfindung des Beförderungsunternehmens Uber, Paketdrohnen des US-Grosshändlers Walmart und die Packstationen von Amazon, die das Geschäft der Post tangieren.

Claudia Pletscher

Einige dieser Innovationen hat das Unternehmen auf schweizerische Verhältnisse zugeschnitten und implementiert. Roboter liefern Pakete in Zürich aus, autonome Drohnen transportieren in Lugano Laborproben zwischen Spitälern, in Sion verkehrt ein autonomer Smart-Shuttle-Bus, bei der Postsortierung unterstützen Virtual-Reality-Brillen: Diese und weitere Projekte hat Pletschers Abteilung auf den Weg gebracht, immer mit der Absicht, zusammen mit den besten Startups des Fachs produktiv einsetzbare Lösungen aufzubauen. „Wir screenen pro Jahr etwa 350 Start-ups und sind danach mit rund 15 Pilotprojekten am Start, alleine würden wir das nie schaffen“, erläutert Pletscher. Dank den Joint-Ventures eröffneten sich für die Post völlig neue Use-Cases und die Technologie dafür sei parat, man müsse sie nur nutzen. Zudem veranstaltet die Post so genannte Boost Camps, bei denen Ideen mit den Methoden ‚Design Thinking‘, ,Lean Start-up‘ und ,Agile Working geprüft und weiterentwickelt werden. Zudem hat Pletscher das Label „Early“ entwickelt, mit welchem Produkte möglichst früh bei den Kundinnen und Kunden getestet werden.

Freihändige Vergabe verführt zu Fehlentscheiden

Projekte der Bundesverwaltung stehen ebenfalls im Rampenlicht und werden besonders kritisch beobachtet. „Die teuersten Projekte sind meist diejenigen in der IT, und leider gab es davon in letzter Zeit auch missglückte“, sagte Michel Huissoud. Der Direktor der Eidgenössischen Finanzkontrolle EFK sprach über seine Erfahrungen mit „Erfolgreichen sinnlosen IKT-Projekten“. Obwohl das Projektmanagement in der Bundesverwaltung schon besser geworden sei und weniger Fehler als früher passierten, gebe es so typische Beispiele wie den Fall, als das Verteidigungsdepartement VBS und das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT zwei umfangreiche, aber vergleichbare CMS-Projekte unkoordiniert beim selben Lieferanten in Auftrag gaben. „Wir müssen bei solchen Projekten die Finanzierung unter die Lupe nehmen“, sagte Huissoud, dessen Behörde dem Bund empfehlen kann, schiefe IT-Vorhaben zu stoppen. Gelangten dann die Informationen an die Öffentlichkeit, würden die gescheiterten Projekte diskutiert. „In der Privatwirtschaft erfährt man hingegen kaum von Flops, obwohl dort natürlich auch Projekte schiefgehen.“ Zudem gebe es in der Privatwirtschaft kein öffentliches Beschaffungswesen.

Die Praxis der freihändigen Vergabe führte in der Vergangenheit immer wieder zu viel öffentlicher Kritik, und Huissoud erinnerte an das Insieme-Fiasko. Damit solche Fälle verhindert werden, sieht der Finanzkontrolleur Nachholbedarf in der Bundesverwaltung bei der Prozess- und Anwendungsarchitektur sowie bei Datenmodellen. Zudem fordert Huissoud „dezidierte und sachorientierte Diskussionen und Entscheide mit den Vertretern der betroffenen föderalistischen Ebenen“. Denn zu oft wirke sich Föderalismus erschwerend auf IT-Projekte aus.

Mehr Aufwand für die Dokumentation

„HERMES 5 ist keine Theorie, sondern eine lebendige Methode“, sagte Hélène Mourgue d’Algue, die Hauptautorin der HERMES 5-Methode und seit nunmehr zwei Jahren Leiterin Projekte und Kunden Informatik beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA. Sie berichtete in ihrer Präsentation vom „Spagat zwischen Vorgaben und Agilität“, den sie bei ihrer Arbeit machen muss. Erschwerend sei heute für viele Akteure der zunehmende administrative Aufwand für Dokumentation und Nachweise. Dem will sie mit neuen Lösungen im Projektmanagement entgegenwirken.

Falsche Schätzungen

Der Titularprofessor der Universität St. Gallen, Peter Rohner hat untersucht, warum sie nicht gelingen. „Das Lernen aus gescheiterten Projekten fällt schwer, weil kaum jemand ein Buch darüber schreibt“, sagte er. Aus seiner Sicht missglücken Projekte vor allem wegen Irrtümern und Täuschungen. „Wir überschätzen uns, aber das Projekt unterschätzen wir und das Initialbudget schätzen wir falsch ein“. Zudem hat Rohner herausgefunden, dass schlecht gestartete Projekte im Verlauf nicht besser werden.

Prof. Dr. Peter Rohner

Die Verantwortung für missglückte Vorhaben verortet er zumeist bei der Führung: „zwei Drittel des Elends liegen oben“, bemerkte Rohner pointiert und warnte vor Geltungsdrang bei Projektleitenden. Er empfiehlt die KEY-Methode, bei der die Erfolgsfaktoren systematisch geprüft werden. Damit liessen sich unter anderem Probleme früh erkennen. Weiter rät Rohner zu einem wirkungsvoll funktionierenden Projektausschuss, dessen Mitglieder spezifisch trainiert würden. 

Projektmanagement im Ehrenamt

Eine ganz andere Art von Grossprojekt stellte Thomas Gross (HYCON GmbH) vor: er organisierte zusammen mit einer Co-Organisatorin das Bundeslager Contura 08 der Pfadibewegung Schweiz. Das Budget betrug 10 Millionen Franken und ehrenamtlich erbrachte Leistungen von über 15 Millionen Franken. Das Projektmanagement im ehrenamtlichen Umfeld brachte für Gross eine Reihe von überraschenden Herausforderungen mit sich. „Ich identifizierte mich mit dem Projekt, hatte eine klare Motivation und nahm dies auch für mein Team an“, sagte Gross. Doch so klar war dies dann nicht. Eine der Lehren, die Gross gezogen hat, ist denn auch die Identifikation mit dem Projekt, die bei Freiwilligenarbeit einen besonderen Stellenwert haben müsse. „Es braucht noch stärker als im beruflichen Kontext eine ausgeprägte Feedbackkultur, Teambuilding und immer wieder Motivation“, fasste er seine Erfolgsfaktoren zusammen. Deshalb würden an die Führung eines ehrenamtlichen Teams spezielle Anforderungen gestellt. So sollte sie aus Gross› Sicht den Menschen immer wieder den Sinn vermitteln und sie „berühren“. Dies müsse eigentlich genauso auch in Profitorganisationen gelten, schloss Gross.

Die Tagung beendete Prof. Dr. Andreas Spichiger, Leiter des E-Government-Instituts der BFH. Der nächste eGov Fokus mit dem Arbeitstitel „Die Schweiz im Europäischen E-Government – Projekte und Perspektiven“ findet am 1. Juni 2018 im Berner Generationenhaus statt.

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Zu einer neuen Fehlerkultur mit Linked Open Data

An der Veranstaltung eGov Fokus im Oktober 2016 wurden im Berner Rathaus Themen aus dem Bereich Linked Data breit diskutiert. Was sind die Konsequenzen der Digitalisierung? Wo steht die Schweiz in der Entwicklung von Linked Open Data und welcher Nutzen kann daraus gezogen werden? Dieser Beitrag versucht, einige dieser Fragen zu beleuchten.

Technische Innovationen, das Aufkommen des World Wide Web in seinen sukzessiven Ausprägungen (Web 1.0, Web 2.0, Web of Data) und die fortlaufende Ent-materialisierung von Informationsgütern treiben den digitalen Wandel an. Jedoch reicht die technische Innovation allein nicht aus, um den neuen Formen kollektiven Handelns zum Durchbruch zu verhelfen und das Nutzenpotential, das sie bergen, zur Entfaltung zu bringen. Gefragt sind neue Ansätze im Ressourcenmanagement und der Koordination kollektiven Handelns, ein neues Rollenverständnis, neue Kompetenzen und Fähigkeiten, die Aufgabe von Kontrolle, sowie neue Konstrukte hinsichtlich Eigentums- und Nutzungsrechten.

Networking am eGov Fokus 2/16

Die Ära der Digitalisierung und das Aufkommen von Linked Open Data bergen ein grosses Transformationspotential. Open Data sind offene, übers Web frei zugängliche Datenbestände, die von jedermann genutzt, bearbeitet und weiterverbreitet werden können. Dabei können die verschiedenen Nutzerinnen und Nutzer zur Datenqualität und zur Datenanreicherung beitragen, wobei im Idealfall – so das Versprechen von Linked Open Data – Datenbestände auf sinnvolle Art und Weise miteinander verknüpft werden, was zu mehr Innovation, erhöhter Transparenz und Kosteneinsparungen führt.

Wo steht die Schweiz in der Entwicklung von Linked Open Data? Und welchen Nutzen können wir aus Linked Open Data
konkret generieren?

Bereits heute werden in der Schweiz im Rahmen des Projekts LINDAS verschiedene Use Cases verfolgt, welche eine Verlinkung verschiedener Datenbestände anstreben. So publiziert Swisstopo beispielsweise georeferenzierte Adressen als Linked Data, während das Bundesamt für Statistik das historisierte Gemeindeverzeichnis und das Bundesamt für Umwelt diverse Umweltdaten über den Linked Data Service des Bundes bereitstellen.

Auch im Kulturbereich bringt die Digitalisierung grundlegende Veränderungen mit sich. Hier handelt die OpenGLAM-Arbeitsgruppe des Vereins opendata.ch als Vorreiterin und Treiberin des Kulturwandels unter den Gedächtnisinstitutionen („GLAM“ steht im Englischen für „Galleries, Librairies, Archives, and Museums“). Dazu gehört auch die schrittweise Einführung von Linked Open Data. Der Berg an Informationen, welcher hinter den Türen der kulturellen Gedächtnisinstitutionen schlummert, soll digitalisiert und zu Linked Open Data aufbereitet werden, damit auch die kulturellen Datenbestände intensiv genutzt, verknüpft und gleichzeitig verbessert werden können. So will man dem Veränderungspotential der Digitalisierung, welches momentan noch weitgehend brach liegt, zum Durchbruch verhelfen und die neuen Möglichkeiten in einen konkreten gesellschaftlichen Nutzen verwandeln. Um die sinnvolle Verknüpfung, die ansprechende Aufbereitung und die Vielfältige Nutzung der Daten zu fördern, führt OpenGLAM CH seit über zwei Jahren einen jährlichen Kulturhackathon durch. Der Anlass bringt Menschen mit verschiedenen Kompetenzen und aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen. Während mehreren Tagen arbeiten jeweils verschiedene Teams an offenen Datenbeständen aus dem Kulturbereich. Dabei kommen regelmässig neue Formen der Visualisierung, Verknüpfung und Erschliessung von Daten zustande.

Nicht nur das Innovationspotential von offenen Behörden- und Kulturdaten ist gross, sondern auch die damit verbundene Unsicherheit: Lohnt sich der finanzielle und zeitliche Aufwand? Welches ist der öffentliche und welches der private Nutzen, der daraus entsteht? Wer ist wofür zuständig? Wer soll für welche Leistungen bezahlen? Wie können Daten online gestellt und verlinkt werden, ohne dass dabei die Privatsphäre allzu sehr gefährdet wird? Die unterschiedliche Datenqualität und die unvollständige Datenerfassung, sowie die sich konstant ändernden Standards stellen im Hinblick auf die Verknüpfung von Daten aus allerlei Quellen eine weitere Herausforderung dar. Hinzu kommt als weitere Hürde der Umgang mit der Mehrsprachigkeit.


Diskussionen in den Themencafés während dem eGov Fokus 2/16

Linked Data in der Praxis
Auf der Suche nach Antworten und neuen Konstrukten zur verbesserten Datennutzung widmete das E-Government-Institut der Berner Fachhochschule die Veranstaltung eGov Fokus im Herbst 2016 ganz dem Thema „Linked Data in der Praxis“ (Impressionen der Veranstaltung). Verschiedene Referenten aus Holland und der Schweiz lieferten konzise Inputs zur Entwicklung von Linked Open Data im Web 2.0. In einer thematisch aufgegliederten Diskussionsrunde suchten Teilnehmende und Experten anschliessend gemeinsam nach Möglichkeiten, die anstehenden Herausforderungen anzupacken. Denn wo Herausforderungen sind, gibt es immer auch Chancen. Mit Blick in die Zukunft soll die Aufbereitung der Daten ausgeweitet und professionalisiert werden. Namentlich wird es darum gehen:

  • Guidelines und eine umfassende Dateninfrastruktur zu entwickeln, welche die Hürden für diejenigen reduzieren, die einen Beitrag zum „Web of Data“ leisten möchten:
  • ein verteiltes Identitäts- und Zugangsmanagement zu etablieren, um den Datenschutz zu gewährleisten und die Qualität besser gewährleisten zu können;
  • Nutzerfeedbacks zu generieren, um die Datenqualität zu steigern;
  • Fachwissen rund um Linked Open Data unter den potentiellen Nutzern und Anbietern von Daten zu fördern, um dadurch die Berührungsängste zu vermindern.

Daneben wird es aber auch darum gehen, eine neue Fehlerkultur zu entwickeln: Datennutzer müssen lernen, den bereitgestellten Daten mit einem gesunden Mass an Skepsis zu vertrauen, während Datenlieferanten die Bereitschaft entwickeln müssen, Daten frei zu geben, auch wenn sie noch nicht perfekt sind, und sie Dritten zur Nutzung und Anreicherung zu überlassen. Denn: Eine qualitative Verbesserung der Daten und eine Steigerung ihres gesellschaftlichen Nutzens wird sich am ehesten im Rahmen einer intensiven Nutzung der Daten ergeben.


Der nächste eGov Fokus findet am 23. Juni 2017 im Berner GenerationenHaus in Bern statt. Thema: Data Privacy in der digitalen Dienstleistungs-Gesellschaft
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