Facteurs clés pour une co-conception réussie avec des personnes présentant des troubles cognitifs

Les personnes présentant des troubles cognitifs peuvent participer activement à la conception d’applications numériques lorsque leurs expériences vécues sont prises en compte dès le tout début du processus. En collaboration avec la Fondation TRANSfair, nous avons mené des ateliers participatifs avec des employé·e·s afin d’identifier les exigences relatives à un outil numérique de soutien destiné au quotidien professionnel. Notre expérience montre qu’une véritable participation numérique commence dès la phase de recueil des besoins.

Pour les personnes présentant des troubles cognitifs, l’intégration réussie dans la vie professionnelle quotidienne constitue souvent un défi considérable. Même lorsque les processus organisationnels sont clairement définis, ils ne sont pas toujours aisément compréhensibles ni accessibles pour ce public. Il en résulte fréquemment des incertitudes quant aux étapes suivantes d’une tâche ou quant au fait que le travail a été exécuté correctement. Dans le cadre d’un projet collaboratif avec la Fondation TRANSfair, financé par le programme Humane Digital Transformation, nous avons développé une conception conceptuelle pour une application numérique de soutien. TRANSfair propose des postes de travail adaptés à des personnes confrontées à des défis particuliers — principalement liés à la santé mentale — en offrant des structures quotidiennes claires et des possibilités de participation sociale. L’application vise à soutenir les employé·e·s dans la gestion de leurs tâches professionnelles avec davantage d’autonomie et de confiance. Le projet s’est initialement concentré sur des employé·e·s travaillant dans une cuisine de production. Dans cet article, nous présentons les principaux résultats du projet et formulons des recommandations pratiques pour la planification et la mise en œuvre d’ateliers de co-conception avec ce groupe cible.

Articulation des objectifs organisationnels et des besoins des utilisateur·rice·s

La Fondation TRANSfair soutient les personnes en situation de handicap afin de leur permettre d’accéder à une participation professionnelle significative et de la maintenir. Dans la cuisine de production, des employé·e·s avec et sans troubles cognitifs collaborent pour préparer et livrer des repas à différents client·e·s de la région de Thoune. Les activités quotidiennes comprennent de nombreuses tâches interconnectées, telles que la préparation, la cuisson et la vérification de la conformité des commandes assemblées. Bien que le déroulement quotidien soit clairement structuré, les employé·e·s présentant des troubles cognitifs éprouvent souvent des difficultés à suivre ces processus. Des incertitudes apparaissent fréquemment concernant les étapes suivantes, l’exhaustivité des tâches et la justesse de leur exécution. L’objectif de ce projet était d’élaborer un cadre conceptuel pour un outil numérique de soutien, l’application TRANSfair. Celle-ci est destinée à fournir aux employé·e·s de la cuisine de production — ainsi que d’autres contextes professionnels — des informations claires et accessibles, leur permettant d’accomplir leurs tâches de manière plus fiable, plus autonome et avec une réduction des incertitudes.

L’approche de co-conception

Plutôt que de limiter le processus à des discussions verbales sur les besoins des utilisateur·rice·s, le projet a adopté une approche participative visant à visualiser conjointement ces besoins. À cette fin, plusieurs ateliers de co-conception ont été organisés avec différents groupes de parties prenantes :

• des employé·e·s présentant des troubles cognitifs de la cuisine de production,
• des responsables de groupe chargés de l’organisation quotidienne du travail,
• des représentant·e·s de la direction de la Fondation TRANSfair.

L’objectif principal était de permettre une participation significative tout en évitant une surcharge cognitive. Les ateliers menés avec des employé·e·s présentant des troubles cognitifs ont notamment permis de dégager des enseignements transférables à des contextes de co-conception comparables :

• Séances limitées dans le temps et structurées : la durée des ateliers a été limitée à environ une heure. Des sessions courtes et clairement structurées ont favorisé le maintien de l’attention et contribué à une atmosphère détendue et inclusive.
• Communication visuelle plutôt que longues explications verbales : les représentations visuelles se sont révélées plus accessibles que des descriptions purement verbales. Des paperboards et des esquisses simples ont donc été utilisés pour transmettre les idées et faciliter les échanges.
• Utilisation d’un langage simple : les termes techniques et les formulations abstraites peuvent entraver la participation. Au lieu de questions telles que « Où voyez-vous un potentiel d’optimisation ? », les ateliers ont recouru à des formulations concrètes et accessibles, par exemple « Qu’est-ce qui est difficile pour vous au travail ? » ou « À quels moments vous sentez-vous incertain·e ? ».
• Encouragement de l’expression créative : des maquettes papier ont été mises à disposition des participant·e·s afin qu’ils et elles puissent esquisser des idées ou organiser eux-mêmes les étapes des processus. Cette forme d’interaction tangible a offert un moyen concret d’exprimer expériences, besoins et idées.

Intégration des exigences

Une étape centrale à la suite des ateliers de co-conception a consisté à mettre en adéquation les besoins des employé·e·s de la cuisine de production avec les objectifs stratégiques, organisationnels et économiques de la direction. L’analyse a révélé un chevauchement important entre ces différentes perspectives. Tant les employé·e·s que la direction ont formulé des priorités similaires, notamment la réduction des erreurs, une clarification des flux de travail et une diminution du stress dans le quotidien professionnel. En rendant ces objectifs communs explicites par des moyens de visualisation, il a été possible de formuler les exigences de manière à soutenir à la fois l’autonomie et la confiance des employé·e·s, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle et la qualité du travail. Les principales dimensions des exigences identifiées comprenaient :

• des listes de tâches claires et structurées,
• des retours compréhensibles,
• des processus simplifiés et transparents,
• un soutien visuel.

Il est important de souligner que ces éléments de conception ne bénéficient pas exclusivement aux employé·e·s présentant des troubles cognitifs. Du point de vue organisationnel, ils facilitent également la planification, le suivi et les processus de formation, contribuant ainsi à des systèmes de travail globalement plus robustes et plus inclusifs.

La participation numérique commence par la conception

Impliquer activement les personnes présentant des troubles cognitifs dans le processus de conception de solutions numériques conduit à des solutions qui répondent efficacement à leurs besoins tout en améliorant simultanément les processus organisationnels. Loin d’être en contradiction, les exigences de soutien individuel et les objectifs organisationnels peuvent se renforcer mutuellement lorsqu’ils sont abordés à travers des pratiques de conception inclusive.

Les trois étapes présentées dans cet article constituent un cadre transférable pour les projets visant à renforcer la participation numérique :

• développer une compréhension approfondie du contexte organisationnel, des objectifs et des besoins des utilisateur·rice·s ;
• considérer la co-conception comme une approche méthodologique rigoureuse et l’adapter aux capacités du groupe cible ;
• intégrer de manière délibérée les exigences des individus et celles de l’organisation.

L’inclusion numérique ne débute pas avec le déploiement d’une application finalisée. Elle se construit plutôt à travers les modalités de recueil des exigences, les décisions de conception et les formes de participation significative mises en œuvre tout au long du processus de conception.

Liens

Fondation TRANSfair : https://trans-fair.ch