Wie kann Co-Design mit Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen gelingen?

Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen können digitale Anwendungen aktiv mitgestalten, wenn ihre Erfahrungen früh einbezogen werden. Gemeinsam mit der Stiftung TRANSfair haben wir Workshops mit Mitarbeitenden durchgeführt, um Anforderungen für eine digitale Unterstützerin im Arbeitsalltag abzuleiten. Unsere Erfahrung zeigt: Digitale Teilhabe beginnt bereits bei der Anforderungserhebung.

Für Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen ist es oft eine Herausforderung, im Arbeitsalltag gut eingebunden zu sein. Abläufe im Unternehmen sind klar strukturiert, aber für sie oft weniger verständlich. Es ist nicht immer klar, was als Nächstes zu tun ist und ob die eigenen Arbeitsschritte „richtig“ sind. In einem Projekt mit der Stiftung TRANSfair, gefördert durch das Themenfeld Humane Digitale Transformation, haben wir deshalb ein Konzept für eine App als digitale Unterstützerin entwickelt. TRANSfair bietet Menschen, die vorwiegend aus psychischen Gründen besonders herausgefordert sind, einen angepassten Arbeitsplatz und damit eine geordnete Tagesstruktur sowie gesellschaftliche Anteilnahme. Die App soll künftig Mitarbeitende dabei unterstützen, ihre Aufgaben selbstständiger und sicherer zu bewältigen. Im Projekt fokussierten wir zunächst auf Mitarbeitende in der Produktionsküche. In diesem Beitrag teilen wir unsere wichtigsten Erkenntnisse und geben eine praktische Orientierung, wie sich Co-Design-Workshops mit dieser Zielgruppe gut planen und durchführen lassen.

Ziele des Unternehmens und Bedürfnisse der Nutzenden im Blick

Die Stiftung TRANSfair integriert Menschen mit Beeinträchtigungen in die Arbeitswelt. In der Produktionsküche arbeiten Personen mit und ohne kognitive Einschränkungen gemeinsam. Sie bereiten Mahlzeiten zu und liefern diese an verschiedene Kundinnen und Kunden in der Umgebung von Thun. Jeden Tag gibt es viele Arbeitsschritte: von der Vorbereitung über das Kochen bis zur Kontrolle der zusammengestellten Bestellungen. Für Mitarbeitende mit kognitiven Beeinträchtigungen ist der Alltag zwar klar strukturiert, aber oft schwer verständlich. Sie wissen häufig nicht:

• Welche Aufgabe kommt als Nächstes?
• Habe ich alles erledigt?
• Mache ich es richtig?

Unser Projekt hatte das Ziel, ein Konzept für ein digitales Unterstützungstool, die TRANSfair-App, zu entwickeln. Diese App soll den Mitarbeitenden in der Produktionsküche und darüber hinaus künftig klare und verständliche Informationen geben, damit sie ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können und Verunsicherungen minimiert werden.

Mitgestalten statt vertreten: Der Co-Design-Ansatz

Wir wollten nicht nur über Bedürfnisse sprechen, sondern sie gemeinsam sichtbar machen. Aus diesem Grund haben wir mehrere Co-Design-Workshops mit unterschiedlichen Personengruppen durchgeführt:

• Mitarbeitende mit kognitiven Beeinträchtigungen aus der Produktionsküche,
• Gruppenleiter:innen, die die tägliche Arbeitsorganisation übernehmen,
• Vertreter:innen des Managements der Stiftung TRANSfair.

Unser Ziel war es, Überforderung in den Workshops zu vermeiden und echte Beteiligung zu ermöglichen. Aus den Workshops mit Mitarbeitenden mit kognitiven Beeinträchtigungen haben sich wichtige Erkenntnisse ergeben, die sich auch auf andere Projekte übertragen lassen:

• Weniger ist mehr: Die Workshops dauerten bewusst nur etwa eine Stunde. Kurze, klar strukturierte Einheiten halfen, die Konzentration zu halten und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
• Visuelle Elemente statt langer Erklärungen: Bilder sind oft leichter verständlich als Worte. Wir nutzten Flipcharts und einfache Skizzen, um Inhalte zu
• Einfache Sprache verwenden: Fachbegriffe und abstrakte Fragen erschweren die Beteiligung. Statt komplexer Formulierungen wie „Wo sehen Sie Optimierungspotenzial?“ haben wir einfache Fragen gestellt wie: „Was ist für dich bei der Arbeit schwierig?“ und „Wann bist du bei der Arbeit unsicher?“
• Kreativität ermöglichen: Mit Papier-Mock-ups konnten die Teilnehmenden selbst Ideen skizzieren oder Abläufe anordnen. So konnten sie ihre Vorstellungen konkret ausdrücken.

Anforderungen zusammenführen – statt gegeneinander ausspielen

Ein zentraler Punkt im Anschluss an die Workshops war, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in der Produktionsküche mit den Zielen des Managements und den wirtschaftlichen Anforderungen in Einklang zu bringen. In den Workshops zeigte sich schnell: Beide Seiten haben oft ähnliche Wünsche – weniger Fehler, klarere Abläufe und weniger Stress im Alltag. Indem wir diese gemeinsamen Ziele sichtbar gemacht haben, konnten wir Anforderungen so formulieren, dass sie die Selbstständigkeit und Sicherheit der Mitarbeitenden stärken und gleichzeitig Effizienz und Qualität der Arbeit verbessern. Beispiele dafür sind:

• Klare Aufgabenlisten
• Verständliche Rückmeldungen
• Einfache Abläufe
• Visuelle Unterstützung

Diese Elemente helfen nicht nur Mitarbeitenden mit kognitiven Beeinträchtigungen, sondern erleichtern auch Planung, Kontrolle und Schulung aus Sicht der Organisation.

Fazit: Digitale Teilhabe beginnt beim Design

Wenn Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen aktiv in den Designprozess einbezogen werden, entstehen Lösungen, die ihnen wirklich helfen – und gleichzeitig die Abläufe der Organisation verbessern.

Die drei beschriebenen Schritte bilden einen Orientierungsrahmen für Projekte, die digitale Teilhabe stärken wollen:

• Kontext, Ziele und Bedürfnisse verstehen,
• Co-Design ernst nehmen und methodisch anpassen,
• Anforderungen von Menschen und Organisation bewusst zusammenführen.

Digitale Inklusion beginnt nicht erst bei der fertigen App, sondern bereits bei der Art und Weise, wie wir Anforderungen erheben und Entscheidungen treffen.

Linkverzeichnis

Stiftung TRANSfair: https://trans-fair.ch