KI im Betreuungsalltag: Brändi setzt auf smarte Unterstützung

Brändi setzt sich für die Inklusion von Menschen mit kognitiven oder psychischen Beeinträchtigungen ein. Mit der Einführung von künstlicher Intelligenz (KI) im Jahr 2024 hat Brändi einen bedeutenden Schritt gemacht, um das Fachepersonal zu unterstützen und auch den Betreuungsalltag zu erleichtern. Die KI-Plattform unterstützt seit Dezember 2024 zusätzlich die Fachpersonen in der Dokumentation und bei der Formulierung von Einträgen im Klientenjournal und bei der Erstellung von Texten in Leichter Sprache. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass die Einträge stets den hohen Qualitätsansprüchen von Brändi entsprechen. Die einfache und praxisbezogene Anwendung führt zu einer hohen Akzeptanz von KI und hilft Berührungsängste mit der Technologie abzubauen.

Die Herausforderung im Betreuungsalltag

Als sozialwirtschaftliche Institution steht bei Brändi die Betreuung und Unterstützung von Menschen mit Beeinträchtigung im Zentrum des Arbeits- und Wohnalltags. In der Zentralschweiz arbeiten mehr als 1’100 Menschen mit Beeinträchtigung in 14 unterschiedlichen Branchen. Fachpersonen unterstützen und begleiten die Mitarbeitenden sowohl fachlich als auch persönlich.

Im Bereich Wohnen stehen mehr als 340 Wohnplätze zur Verfügung. Für Menschen, die eine Ausbildung absolvieren möchten, gibt es eine eigene Berufsschule mit mehr als 245 Ausbildungsplätzen.

Für all diese Bereiche muss die Arbeit mit den Menschen fachgerecht dokumentiert werden, insbesondere muss auch der individuelle Betreuungsaufwand festgehalten werden. Das Klientenjournal dient dieser prozesshaften Dokumentation, einschliesslich Verlauf und Auswertung der Ziele, Rahmenbedingungen und Abmachungen. Es werden neben Informationen zu Medikamenten, Arztterminen oder E-Mails mit Einverständniserklärungen vor allem auch Begleitgespräche, Handlungspläne oder Standortbestimmungen im Freitextformat festgehalten.

Für die Einträge gelten hohe Qualitätsansprüche: Sie sollen kurz, aussagekräftig, prozess- und ressourcenorientiert erfolgen. Sie müssen stets beschreibend sein und die agogische Grundhaltung von Brändi wiedergeben. Weiter dient das Klientenjournal auch zur Plausibilisierung des Betreuungsbedarfes gegenüber kantonalen Stellen. Das Einsichtsrecht der Klient:innen auf die eigene Akte ist jederzeit gewährleistet und wird durch Brändi aktiv unterstützt.

Insgesamt erfordert die Dokumentation einerseits grosses Know-how der betreuenden Personen und andererseits einen hohen Zeitaufwand in der Pflege und Nachführung. Nur so kann die Qualität gleichbleibend hoch gehalten werden.

KI unterstützt den Betreuungsalltag

Mit der Einführung von künstlicher Intelligenz (KI) mittels einer Plattform bei Brändi, konnten bereits 2024 verschiedene, KI-gestützte Funktionen realisiert werden. Neben der internen Suche nach Dokumenten und Informationen von Brändi mittels Retrieval Augmented Generation (RAG), konnten nun spezifische Funktionen für die Textgenerierung implementiert werden.

Abbildung 1: Eingangspunkt für die KI Plattform mit ihren unterschiedlichen Funktionen

Die Textgenerierung hilft in der Formulierung für Einträge im Klientenjournal oder bei der Generierung ganzer Texte in Leichter Sprache.

Die Vorgaben für einen, nach Brändi-Richtlinien, korrekt formulierten Eintrag in das Klientenjournal wurden in die KI-Plattform implementiert und dienen somit als Rahmen für das eingesetzte Large Language Model (LLM).

Frei formulierte Texteingaben oder einzelne Textartefakte werden durch das LLM in ein Text übersetzt, der die Anforderungen für einen Eintrag ins Klientenjournal erfüllt. Stichwortartige Formulierungen, grammatikalisch falsche oder unvollständige Eingaben werden vervollständigt und können direkt in das Klientenjournal übernommen werden.

Die Nutzung dieser Funktion spart den betreuenden Personen Zeit, da Texte nicht mehr komplett selbst unter Berücksichtigung aller Vorgaben ausformuliert werden müssen. Gleichzeitig kann die KI  eine gleichbleibend hohe Qualität aller Einträge im Klientenjournal sicherstellen, unabhängig vom Aufwand und der Erfahrung der betreuenden Person.

Als weitere Anwendung wurden die Grundsätze einer „Leichten Sprache“ in das LLM aufgenommen. Mit dieser Anwendung können Texte in Dokumente übersetzt werden, die in Leichter Sprache formuliert sind. Dies können beispielsweise Gebrauchsanleitungen, Prozessdokumente in der Produktion oder Informationsblätter sein. Auch diese automatische Generierung spart dem betreuenden Personal Zeit.

Künstliche Intelligenz passt sich den Menschen an und führt damit zu einer hohen Aktzeptanz

Die implementierte Lösung ist einfach in der Anwendung und unterstützt einen großen Anteil des gesamten Fachpersonals. Es handelt sich nicht um eine Spezialanwendung für wenige Personen, sondern adressiert einen Prozessschritt, der zentral für fast das Fachpersonal ist.

Die Einführung wurde durch freiwillige Schulungen und in Webinaren eng begleitet. Die Akzeptanz ist seit der Inbetriebnahme sehr gut und die Funktionalität wurde innerhalb weniger Wochen bereits mehrere Hundertmal eingesetzt. Die Hürde für das Fachpersonal ist niedrig, der Nutzen direkt spürbar. Die KI passt sich hier den Menschen an, indem sie ihre Sprache spricht. In einer solchen Integration wirkt KI nicht mehr als abstraktes Konzept oder ferne Utopie sondern als Hilfe. Die Einfachheit und der direkte Nutzen verringern Unsicherheit oder eventuelle Sorgen beim Fachpersonal im Zusammenhang mit dem Begriff der KI. Eine solche Anwendung ist ein idealer Einstieg für die Einführung von KI im Unternehmen.

Eine hohe Akzeptanz führt zu sinnvollen Ideen für eine Weiterentwicklung

Die sehr gute Akzeptanz führt direkt zu weiteren Ideen und Vorschlägen. So sind beispielsweise folgende Funktionen vorgesehen:

• Die KI-Anwendung soll direkt mit dem Klientenjournal verknüpft werden, sodass Texte nicht mehr vom Ausgabeprompt ins Klientenjournal kopiert werden müssen.
• Der Betreuungsalltag ist auch von ganzen Berichten geprägt, die für Behörden erstellt werden müssen. Eine Weiterentwicklung soll auch die Erstellung solcher Berichte vereinfachen.

Brändi ist überzeugt, dass künstliche Intelligenz unterstützend und sinnvoll im Unternehmenskontext  genutzt werden kann. Grundsätzlich ist vorgängig immer die Frage des Nutzens zu prüfen. Die gemachten Erfahrungen zeigen, dass die Akzeptanz sehr gut ist, wenn der Nutzen für die Anwender:innen unmittelbar sichtbar und erlebbar wird.

Über Brändi

Brändi fördert die Inklusion von Menschen mit vorwiegend kognitiver oder psychischer Beeinträchtigung in Arbeit, Gesellschaft und Kultur. Wir bieten dazu im Kanton Luzern 1‘100 geschützte Arbeits- und Ausbildungsplätze sowie 340 Wohnplätze an.

Ein Mitarbeiter in der Schreinerei, Quelle: Stiftung Brändi

Mit 15 Unternehmen ist Brändi an den neun Standorten Horw, Kriens, Luzern, Littau, Willisau, Sursee, Hochdorf und Baldegg vertreten. Im Auftrag des Kantons und der Invalidenversicherung IV, bietet sie Arbeits-, Ausbildungs- und Wohnplätze für Menschen mit Beeinträchtigung an. Bei Brändi arbeiten und wohnen vorwiegend Menschen mit geistiger oder psychischer Beeinträchtigung. Mit über 2’000 Beschäftigten ist Brändi zu einem der grössten Arbeitgeber der Zentralschweiz gewachsen. Insgesamt wirken über 700 Fachpersonen in der Begleitung, Anleitung und Betreuung mit.