Lohnmeldungen – viele Wege führen nach Rom

Das Einfordern und die Verarbeitung von Lohnmeldungen ist eine der Kernaufgaben der Ausgleichskassen. Hier werden möglichst viele Kanäle zur Verfügung gestellt, um die administrativen Prozesse für die Arbeitgeber und die Selbstständigen zu vereinfachen.

Die Arbeitgeber und Selbstständig-Erwerbenden haben die Löhne innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode abzurechnen. Die Lohnbescheinigung muss somit spätestens am 30. Januar des neuen Jahres bei der Ausgleichskasse eingehen. So lautet die Vorgabe zum Einreichen der jährlichen Lohnmeldung.

Abbildung 1: Screenshot „Lohnmeldung online“ im neuen Online-Portal „connect“ IGAKIS Genossenschaft

Die Durchführungsstellen verfolgen heute eine Mehrkanal-Strategie. Das heisst, der Arbeitgeber entscheidet eigenständig, welchen Kanal er einsetzt. Folgende Varianten stehen heute zur Verfügung:

  • Lohnmeldung via Papierformular
  • Lohnmeldung via Portal der Ausgleichskassen
  • Lohnmeldung mit Hilfe von Swissdec/ ELM (Machine to Machine-Kommunikation)
  • Individuelle Lösungen (Mail, Excel-Files, individuelle Interfaces usw.)

Bei jedem Kanal ist heute auch ein unterschiedlicher Standard im Bereich Sicherheit/ Datenschutz implementiert. Der “tiefste” Standard ist sicherlich beim Papierformular zu finden, welches heute keine Möglichkeiten zur Identifizierung des Absenders und zur Prüfung der Daten bietet. Dies bedeutet, dass jede eintreffende Meldung akzeptiert wird und manuell verarbeitet werden muss.

Dem gegenüber ist der Sicherheits-Standard erhöht, wenn die Arbeitgeber mit dem Portal der zuständigen Ausgleichskasse arbeiten. Dort wird mit Logins gearbeitet, die den Benutzer vor dem ersten Login durch eine Mehrfach-Identifikation (onboarding) identifizieren. Hier ist ein “höherer” Schutz implementiert.

Abbildung 2: Screenshot “Produktive ELM-Meldung” im Web-Portal AHVeasy der IGS GmbH

Das Projekt “Digitalisierte Formulare in der Sozialversicherung”

Nicht nur bei der Lohnmeldung führen alle Wege nach Rom. Zurzeit befindet sich das Projekt “Automatisierte/ Digitalisierte Formularverarbeitung” in der Konzeption. Dieses Projekt wird gemeinsam durch die Informationsstelle und eAHV/IV umgesetzt. Das Projekt hat zum Ziel, rund 50 Formulare im Internet zur Verfügung zu stellen und die Daten via sedex direkt zu den Fachapplikationen der Durch-führungsstellen zu transferieren. Dadurch wird sowohl der Prozess modernisiert und beschleunigt wer-den als auch die Datenqualität erhöht. Mit Hilfe dieses Projektes wird den Arbeitgebern und den versicherten Personen einen weiteren Kanal zur Kommunikation mit der Sozialversicherung zur Verfügung gestellt. Auch bei der Realisierung der Digitalisierten Formulare wird der Datenschutz ein wichtiges Thema sein. Es gilt aber auch hier die Prämisse, so gut wie nötig und nicht so gut wie möglich.

Fazit

Aus Sicht der Sozialversicherung ist es wichtig, dass der Datenschutz sehr gut berücksichtigt wird und dass so hohe Sicherheits-Standards wie nötig und nicht wie möglich eingesetzt werden. Es ist ein grosses Anliegen, die Daten elektronisch zu empfangen, aber auch sicherzustellen, dass zu komplexe onboarding-Prozesse die Benutzer nicht von der elektronischen Datenübermittlung abhalten. Mit dieser Philosophie wird die Mehrkanal-Strategie für die Datenlieferung optimal implementiert und sichergestellt, dass “Viele Wege nach Rom führen”.


Referenzen

  1. Die IGAKIS Genossenschaft ist eine Interessengemeinschaft von Verbands- und Kantonalen- Ausgleichskassen sowie der Eidg.- Ausgleichskasse, www.igakis.ch
  2. Die IGS – Informatikgesellschaft für Sozialversicherungen – ist das IT-Kompetenzzentrum für kantonale Sozial-versicherungen und Ausgleichskassen, www.igs-gmbh.ch

AUTOR/AUTORIN: Christian Zeuggin

Christian Zeuggin ist Geschäftsführer der AHV-, Familien-Ausgleichskasse sowie Krankentaggeldkasse EXFOUR, Präsident des Vereins eAHV/IV, Vorstandsmitglied der Interessen-Gemeinschaft-Ausgleichskassen–Informations-Systeme (IGAKIS). Er leitet das Ressort Technik der Vereinigung der Verbands-Ausgleichskassen (VVAK) und ist Vorstandsmitglied bei Swissdec.

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