Frage an Radio Eriwan: «Benötigt die Welt eine weitere Projektmanagement-Methode?». Antwort von Radio Eriwan: «Im Prinzip vielleicht doch (nicht)!»

Wie wir wissen, gibt es Dutzende von PM-Methoden, über sie alle wird leidlich gestritten, weil sie zu kompliziert, zu simpel, viel zu umfangreich oder einfach nur unmöglich, unpassend und unbrauchbar sind. Nach 10 Jahren Entwicklungs- und Erprobungszeit kommt jetzt auch noch die EU-Kommission um die Ecke und stellt ihre neue Methode PM2 anlässlich einer 2-tägigen Konferenz in Brüssel vor. Da fragt man sich, ob PM2 nun eher ein Beitrag zum Problem oder ein Beitrag zur Lösung ist.

Noch eine Methode mehr?
Die Zahl bekannter PM-Methoden ist Legion, hier eine höchst unvollständige Liste:

  • APM 6
  • BGW
  • HERMES 5
  • IPMA ICB 4.0
  • ISO 21500
  • Kanban
  • Kepner-Tregoe
  • MoV – Management of Value
  • MSP – Managing Successful Programmes
  • PMBoK 6th Ed.
  • PRINCE2
  • SCRUM
  • V-Modell XT 2.0
  • etc.

Dazu kommen unzählige Separat- und Spezial-Methoden für Risikomanagement, Portfoliomanagement etc., ganz zu schweigen von branchenspezifischen Vorgehensweisen.

Nun also hat die EU-Kommission mit PM2 (ausgesprochen “PM squared”), oder besser gesagt Open PM2 publiziert. Da darf man schon mal fragen, was das soll? Allerdings, ohne genauer hinzuschauen, wird man’s nicht rausfinden.

Woher kommt PM2?
Die EU besteht aus 17 Organisationen, 45 Behörden und über 30’000 Mitarbeitenden, diese geben im Zeitraum von 2014 – 2020 rund € 959 Mia aus, 6% davon für Administration, die übrigen 900 Milliarden werden in verschiedenste Programme investiert. 20% dieser Mittel verwaltet die EU-Kommission direkt, die anderen 80% werden durch rund 100 weitere Organisationen verwendet. Dass sich die EU-Kommission unter diesen Umständen Gedanken zu Effizienz und Standardisierung Gedanken macht, ja Gedanken machen muss, versteht sich von selbst.

Vor diesem Hintergrund hat die EU-Kommission 2007 die Entwicklung der Methode in Auftrag gegeben. Die Version 1 wurde anhand typischer IT-Projekte geprüft, die Version 2.0 wurde Kommissionsintern eingesetzt und die Version 2.5 fand in weiteren EU-Organisationen, namentlich bei den Finanzinstitutionen wie der EZB Anwendung, bis schliesslich die Version 3, bzw. Open PM2 1.0 Anfang Februar 2018 anlässlich der ersten Open PM2-Konferenz in Brüssel einem breiteren Publikum vorgestellt wurde.

Was ist PM2?
In den Worten der EU-Kommission: “PM2 is a Project Management Methodology developed and supported by the European Commission. The purpose of PM2 is to enable project teams to manage projects in an effective and efficient manner for the purpose of delivering solutions and benefits to their Organisations and Stakeholders”.

Und in den Worten des Autors dieses Beitrags: «PM2 ist eine schlanke, aber dennoch gut dokumentierte, moderne, intelligent konstruierte End-to-end PM-Methode». Folgender Nutzen soll die Methode auszeichnen:

Schlank?
 Der PM2 User Guide hat auf 137 Seiten Platz, die Methode selbst ist auf 73 Seiten dokumentiert und illustriert («alles andere ist Beilage», also Anhänge). Auch wenn man die Gefahr läuft, Äpfel mit Birnen zu vergleichen, PM2s Dokumentation ist deutlich schlanker als jene anderer Methoden (HERMES 5.1: 180 Seiten; PMBoK 6th Edition: 980 Seiten (inkl. Agile Practice Guide); IPMA ICB 4.0: 432 Seiten (inkl. Programm- und Portfolio-Management); V-Modell XT 2.0: 500 Seiten (V 1.4: 932 Seiten)). Natürlich muss kürzer nicht besser sein, aber mit Sicherheit ist ‘kürzer’ intellektuell besser in den Griff zu bekommen.

Ergänzend zum kurzen und knackigen User Guide stellt PM2, wie andere Methoden auch, dem Anwender eine ganze Menge an sinnvollen Hilfsmitteln zur Verfügung, wie zum Beispiel eine Sammlung von 32 Vorlagen für sämtliche Artefakte der Methode, einen sehr umfangreichen Study Case, der dem oft gehörten Ruf nach praktischen Beispielen nachkommt. Anhand des Study Case werden zwei Dinge der Methode sehr schön illustriert: 1. der Umgang mit den Templates und 2. das Tailoring der Methode.

Intelligent konstruiert?
Die Autoren waren sich nicht zu schade, für diverse Elemente von PM2 Anleihen bei anderen Methoden zu machen, statt zwanghaft bewährte Konzepte anders zu beschreiben oder zu bezeichnen. So entspricht zum Beispiel das Phasenkonzept von PM2 recht genau dem Prozessgruppenkonzept von PMBoK, wobei uns PM2 allerdings die recht anspruchsvolle und in der Praxis weniger hilfreiche ‘Prozessordnung und -hierarchie’ von PMBoK erspart. Das Rollenmodell ist klassisch und das Zusammenspiel der Rollen/Governance für die Ergebnisse mit der ebenfalls klassischen RAM (Responsibility Assignment Matrix) bzw. RACI-Matrix beschrieben.

Namentlich von PRINCE2 hat PM2 die umfassende Sicht über den ganzen Lebenszyklus eines Systems oder Ergebnisses übernommen (Business Case als Kern des Projekts, Fokus weg von der einseitigen Projektsicht hin zu Wertorientierung und Nutzen der Projektergebnisse).
Wie zum Beispiel HERMES 5 definiert auch PM2 keine Werkzeuge als Bestandteile der Methode selber, sondern überlässt diese dem Anwender, bietet aber mit dem PM2-Guide «Tools und Techniques» einen Überblick über 35 populäre PM-Werkzeuge, dazu gehören unter anderem PESTEL-Analyse, Critical Path Method, Earned Value Management, Balanced Scorecard Methode etc. Und bei jedem dieser Werkzeuge sind eine Handvoll Links angegeben, die auf weiterführende Unterlagen verweisen.

Modern?
PM2 ist, wie viele andere klassische Methoden planend/predictive (böse Mäuler sagen «Wasserfall»), Methoden, ausgelegt:


verfügt aber sowohl in prozessualer wie in organisatorischer Hinsicht über wohldefinierte Anschlusspunkte zu agilen Vorgehensweisen:

Wie aus obigem Schema für die PM2-Organisation hervorgeht, bestehen nicht nur Anschlusspunkte für agile Verfahren und deren Organisation, sondern die Organisation ist a priori auf eine enge Zusammenarbeit mit dem Business/Fachseite/ Kunden einerseits und der Projektentwicklung andererseits ausgelegt.

End-to-end?
PMist eine vollständige PM-Methode und hat entlang der Zeitachse nicht alleine das Projekt im Fokus, sondern den ganzen Produktzyklus.

Die Methode ist nicht nur horizontal vollständig, sondern auch vertikal, also von der Projekt-Governance über den (Projekt-) Lebenszyklus und die Projektprozesse bis hin zu den Artefakten.
PM2 umfasst und beschreibt essentielle Mindsets für Projektmitarbeitende:

Was nun?
Open PM2 ist eine nützliche und wohldurchdachte Projektmanagement-Methode, sie ist innerhalb der EU-Kommission und -Organisationen gut erprobt, sie offen und kostenfrei für jedermann verfügbar (die Ausbildungen und die Zertifizierungen stehen zurzeit erst EU-Angestellten zur Verfügung). Open PM2 soll weiter geöffnet werden, inklusive des Ausbildungs- und Zertifikationsprogramms.
Machen Sie sich ein Bild, es wird nicht zu Ihrem Schaden sein.

Hier finden Sie Angaben zur Open PM2 Initiative:
https://ec.europa.eu/isa2/solutions/open-pm2_en
und hier können Sie den PM2-User Guide runterladen:
https://publications.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/0e3b4e84-b6cc-11e6-9e3c-01aa75ed71a1
Hier findet man das PM2-Wiki (Registrierung erforderlich):
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/spaces/viewspace.action?key=openPM2

Ich kann mir beispielsweise den praktischen Einsatz der Methode in einem Kontext, der sich noch nicht auf eine Methode kapriziert hat und wo keine allzu steile Lernkurve verkraftet werden kann, sehr wohl vorstellen und nicht zuletzt bin ich überzeugt, dass sich die derzeitig vorliegende Dokumentation sehr wohl auch als Lehrmittel für angehende Projektleiterinnen und Projektleiter eignet.

Fazit:
Ja, Open PM2 ist ein Beitrag zur Lösung!


Sämtliche Abbildungen in diesem Beitrag sind den offiziellen Publikationen der EU zu PM2 entnommen:
https://ec.europa.eu/isa2/solutions/open-pm2_en, namentlich dem PM2 User’s Guide (https://bookshop.europa.eu/en/pm-project-management-methodology-guide-pbNO0716056/) bzw dem PM2 Wiki (https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/display/openPM2/) .

AUTOR/AUTORIN: Ernst Menet

Schwerpunktverantwortlicher Design for Future System Fitness, BFH-Zentrum Digital Society.
Dozent für Projektmanagement, Departement Wirtschaft, Berner Fachhochschule

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