Projektabschluss: Sechs Tipps für wirkungsvolle Projekt-Nachbereitung

Jedes Projekt sollte zu Ende gehen. Denn zu einem erfolgreichen Start gehört eine sichere Landung. Das PMI, als Standard der international agierenden Projektmanager, stellt in seiner neuen, sechsten Ausgabe eine ganze Prozessgruppe für den Projektabschluss als hilfreiche Arbeitsgrundlage zur Verfügung. Dieser Artikel liefert Ihnen sechs praktische Tipps, die Sie nach erfolgreicher Projektdurchführung beachten sollten. 

Warum der Projektabschluss wichtig ist
Schließen Sie Ihr Projekt formal ab und kommunizieren Sie dessen Status umfassend. Lassen Sie nicht zu, dass sich Ihr Team planlos zerstreut. Sie haben sonst keine Möglichkeiten, lose Enden zusammenzuführen und es beim nächsten Mal noch besser zu machen. Natürlich können Sie auch ein erfolgloses Projekt abschließen. Auch in dieser Situation gibt es etwas zu lernen. Stellen Sie sicher, dass Fehler nicht ein zweites Mal in Ihrem Unternehmen gemacht werden.

Die Projektarbeiten abzuschließen hat einige Vorteile. Dazu zählen:

  • Projektergebnisse nachweisen
  • Erfahrungen festhalten, um sie weitergeben zu können (Lessons Learned)
  • Verbesserungspotential für nachfolgende Projekte definieren
  • Ressourcen für andere Projekte und Arbeiten freigeben

Tipp 1: Projektabschluss-Meeting organisieren
Erfolgreiche Projektmanager starten ihr Projekt mit einem Kick-Off. Sie planen Ihren Start sorgfältig und kümmern sich um eine gesteuerte Landung. Machen Sie es ihnen nach. Rufen Sie alle aktiven Projektmitglieder, Sponsoren und Stakeholder zu einem offiziellen Abschlussmeeting zusammen. Bitten Sie auch den Auftraggeber, an den für ihn betreffenden Punkten teilzunehmen. Das Meeting mit dem Team sollte diese Besprechungspunkte beinhalten:

  • Fassen Sie zusammen, was Sie mit dem Projekt erreichen wollten und was Sie tatsächlich erreicht haben.
  • Reflektieren Sie gemeinsam mit dem Team, was ihnen gut gelang und was weniger gut.
  • Rufen Sie sich Stärken und Schwächen ins Gedächtnis.
  • Extrahieren Sie Methoden und Techniken, die das Projekt beflügelten und auch solche, die den Projektfortschritt blockierten.
  • Diskutieren Sie Ihre gröbsten Fehler, die Sie auf gar keinen Fall wiederholen wollen.
  • Listen Sie alle verbliebenen Arbeiten auf und legen Sie fest, wer sich um diese Aufgaben abschließend kümmert.

Tipp 2: Abschlussbericht erstellen
Versuchen Sie alle verbleibenden Fragen zu beantworten. Offene Enden erzeugen Fragezeichen, mit denen später niemand so richtig etwas anfangen kann. In Ihrem Abschlussbericht sollten diese Punkte Platz finden:

  • Wie stellte sich die Ausgangssituation dar? Welchen Auftrag hatte das Projekt?
  • Welches Ziel und welche wesentlichen Meilensteine waren ursprünglich geplant?
  • Welche Liefergegenstände wurden zu welchen Meilensteinen bereitgestellt?
  • Wie ist das Projekt verlaufen? An welchen Stellen traten Risiken ein? Wo und wann kam es zu Abweichungen?
  • Welche Aufgaben verbleiben nach dem Abschluss und wer kümmert sich darum?
  • Wie bewertet der Projektleiter und der Auftraggeber den Verlauf des Projektes sowie dessen Ergebnisse?
  • Welche Verbesserungsvorschläge ergeben sich aufgrund der gesammelten Erfahrungen?

Tipp 3: Formaler Abschluss gegenüber dem Auftraggeber
Kommunizieren Sie den Projektabschluss formal und offiziell an Ihren Auftraggeber . Sie benötigen eine formale Abschlussmeldung – idealerweise dokumentiert in einem Abschlussprotokoll.

Sofern das Projekt im Auftrag durchgeführt wurde, sollten Sie darauf achten, dass Ihnen der Auftraggeber Ihre Abschlussmeldung schriftlich bestätigt. Dieses Vorgehen dient Ihrer Absicherung als formaler Abschluss. So können Sie diesen belegen, falls der Auftraggeber im Nachhinein weitere Leistungen von Ihnen wünschen sollte. Tipp 4: Projektergebnisse archivieren
Sobald Sie das Projekt abgeschlossen haben, kümmern Sie sich um das Sichern von projektrelevanten Daten, Informationen und Erfahrungen. Ziel ist es, die gespeicherten Informationen der Nachwelt zugänglich zu machen – sofern sie nicht durch Nutzungs- oder Zugriffsrechte beschränkt sind.

  • Nutzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Projektmanagement-Software, welche eine transparente Struktur verwendet. Sichern Sie die Erfahrungen, die Sie während des Projektes sammelten. Halten Sie Schlüsselerkenntnisse fest.
  • Wenn es die Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen erlauben, machen Sie die Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich. Warum das Rad ein zweites Mal erfinden? Sparen Sie Zeit und Geld!
  • Sammeln Sie Lessons Learned im gesamten Team. Das heißt: Reden Sie mit allen Projektmitarbeitern. Besuchen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder persönlich. Bitten Sie um konstruktives Feedback bei Ihren Auftraggebern.
  • Räumen Sie auf: Überflüssige Unterlagen, redundante Informationen sowie veraltete Arbeitsstände interessieren niemanden. Sofern Sie nicht rechtlich daran gebunden sind, löschen Sie sie!

Tipp 5: Ressourcen freigeben
Befolgen Sie die konkreten Abläufe in Ihrem Unternehmen, um Ressourcen freizugeben. Bedanken Sie sich bei den zuständigen Abteilungsleitern für die konstruktive Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern. Ihr Projektkollege wird es Ihnen danken.
Die formale Freigabe von Mitarbeitern ist wichtig, um die Einsatzplanungen zu unterstützen. Möglicherweise warten andere Projekte dringend auf die Zuarbeit des Experten, der in Ihrem Projekt arbeitete. Falls möglich, geben Sie unverbrauchtes Budget zurück. So können andere Projekte von dem Geld partizipieren.

Tipp 6: Team-Event organisieren
Ist die Arbeit vollbracht, gibt es Grund zum Feiern. Manchem Mitarbeiter fällt ein Stein vom Herzen, dass die zeitintensive Arbeit ihr Ende findet und der berechenbare Strom von Routinearbeiten auf ihn wartet. Andere blicken traurig zurück auf die schöne Zeit, in der sie Neues gestalteten und viel erreicht haben. So wie Sie den Projektstart mit einem Kick-off Meeting oder Event zelebrierten, auch um den Teamzusammenhalt zu fördern, so wäre es empfehlenswert, den Projektabschluss gemeinsam ausklingen zu lassen. Nicht nur der erste Eindruck zählt, oft sind es die letzten gemeinsamen Erlebnisse, die als Erinnerungen bleiben. Wertschätzen Sie Ihre Mitarbeiter mit Dankesworten. Unterstreichen Sie die Unterstützung durch Ihre Stakeholder.


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AUTOR/AUTORIN: Steffen Jung

Steffen Jung ist Leiter Marketing bei braintool software

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6 Kommentare
  1. Tobias Müller
    Tobias Müller sagte:

    Mein Onkel arbeitet in der Projektentwicklung bei einer Baufirma. Eure Tipps zur Nachbereitung von Projekten sind wirklich hilfreich. Besonders weil man dadurch wirklich Ergebnisse nachweisen kann, ist es wichtig.

    Antworten
  2. Manuela Straus
    Manuela Straus sagte:

    Guten Tag,
    ich finde es gut, dass Sie in Ihrem Artikel deutlich gemacht haben, dass man in einem Unternehmen natürlich auch Fehler macht.
    Wichtig ist selbstverständlich das diese erkannt und behoben werden. Dafür muss sich ein gutes Unternehmen natürlich auch die Zeit nehmen. Daumen hoch für Ihre tolle Site.
    LG
    Manu

    Antworten
  3. Steffen Jung
    Steffen Jung sagte:

    Hallo Manu,
    vielen Dank für Ihre Ergänzung. Freut mich, dass Ihnen der Artikel gefällt.
    Beste Grüße
    Steffen Jung

    Antworten
  4. Lars
    Lars sagte:

    Ein guter Freund von mir hat eine Baufirma, die vor allem den Bau von Gewerbegebäuden durchführt. Er hat gesagt, dass Projektabschluss wirklich ganz wichtig ist, um diese gut leiten zu können! Ohne die Projekt-Nachbereitung funktioniert das Baugewerbe nicht.

    Antworten

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