Führungsinstrumente für den föderalen Staat

Nur wenige Organisationen nutzen die heutigen Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) systematisch, um Führungsprozesse zu unterstützen. Auch Politik und Verwaltung tun sich schwer damit. Entwickler des BFH Zentrums «Digital Society» wollen dies ändern.

Vom Studentenprojekt …

Das Institute for ICT-Based Management ICTM ist eines der Institute des Departements Technik und Informatik, die sich im BFH Zentrum «Digital Society» engagieren. Die Forschungsgruppe von Prof. Dr. Urs Sauter entwickelt seit mehr als einem Jahrzehnt in enger Kooperation mit Partnern aus Wirtschaft und Verwaltung Führungsinstrumente für den föderalen Staat. Im Jahr 2006 entstand im Rahmen einer studentischen Arbeit der erste webbasierte Prototyp des Cockpits der Gemeinde Wohlen bei Bern. Seither konzentriert sich eine Forschungsgruppe des ICTM auf die Entwicklung von Führungsinstrumenten und Führungsprozessen. Dank der Unterstützung durch die KTI (Kommission für Technologie und Innovation) und durch Partner aus Wirtschaft und Verwaltung konnte die Gruppe auf den Gebieten Business Intelligence, Public Management sowie GIS (Geographische Informationssysteme) beträchtliches Know-how aufbauen.

… zur Vision …

Daten gehen oft seltsame, komplizierte und mit Medienbrüchen verbundene Wege bis sie im Management Report eines Führungsgremiums auftauchen. Dies führt nicht selten zu Fehlern und unfruchtbaren Diskussionen. Mit den heute verfügbaren Mitteln der IKT lässt sich das vermeiden. Die Forschungsgruppe verfolgt in ihren Projekten die Vision, Führungsgremien am jeweiligen Arbeitsort zur richtigen Zeit mit den relevanten Informationen aus den am besten gepflegten Datenquellen zu versorgen und den gesamten Führungskreislauf (plan, do, check, act) zu unterstützen. Im Zentrum steht dabei die Umsetzung der Strategie. Dies lässt sich nur mit einer Führungsplattform, die aus verschiedenen Komponenten besteht, realisieren. Eher noch wichtiger als die technische Plattform ist die Anpassung der Führungsprozesse. Nur diese können sicherstellen, dass Führungszyklen auch zu Lernzyklen werden. Die Realisierung dieser Vision stellt einige technische und insbesondere auch organisatorische Herausforderungen, die es gemeinsam mit den jeweiligen Partnern zu meistern gilt.

… und zur kontinuierlichen Entwicklung von Instrumenten und Prozessen

Das heute verfügbare Gemeindecockpit ist mit dem ersten Prototyp kaum mehr zu vergleichen. Es handelt sich um eine Führungsplattform, die kleine und mittlere Gemeinden umfassend bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Strategie unterstützt. In einem Data Warehouse werden Daten aus verschiedenen Datenquellen bereitgestellt (Einwohner, Finanzen, Steuern, Infrastrukturen, GIS). Dashboards und die zentral geführte Massnahmenplanung geben einen Überblick über die Zielerreichung und den Stand der von der Exekutive in Auftrag gegebenen Massnahmen. Mehrdimensionale Datenbanken (Cubes) erleichtern die Datenanalyse nach verschiedenen Dimensionen (Ort, Zeit, Verantwortungsbereich, Konten, Demographie usw.).

Welches sind die nächsten Schritte? Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass es in den meisten Fällen schwieriger ist, die erforderlichen organisatorischen Anpassungen vorzunehmen als die technischen Probleme zu lösen. Einerseits müssen die Führungsprozesse von der Entwicklung der Strategie bis zur Kontrolle der operativen Umsetzung und den daraus gezogenen Rückschlüsse aufeinander abgestimmt werden. Andererseits sind sich Führungskräfte in Politik und Verwaltung oft nicht gewohnt, Ziele so präzis zu formulieren, dass ihre Umsetzung möglichst einfach überprüft werden kann. Je grösser eine Organisation, desto anspruchsvoller ist dieser Prozess. Die Publikation einer wohl formulierten Strategie allein bewirkt noch nichts. Die auf der obersten Führungsebene recht abstrakt gehaltenen Ziele und Massnahmen müssen über mehrere Hierarchieebenen heruntergebrochen und den Mitarbeitenden so kommuniziert werden, dass sie verstehen, welches ihr Beitrag zur Umsetzung ist. Im nächsten Projekt geht es darum, eine schlanke Softwarelösung zu entwickeln, die diesen Prozess je nach Anforderung der Organisation und bestehender IT Umgebung flexibel unterstützt. Insbesondere soll die neue Software einfach mit bestehenden Intranet und Kollaborationssystemen gekoppelt werden können.

Weitere Informationen www.gemeindecockpit.ch